Uso eficiente del análisis de datos en el proceso de auditoría

Las auditorías de gastos son esenciales para controlar el gasto y garantizar la salud financiera de una compañía, y la integración del análisis de datos en los procesos tradicionales está revolucionando la tarea. Los estudios indican que el análisis de datos mejora la calidad de las auditorías al proporcionar perspectivas más profundas e identificar riesgos potenciales de forma más eficaz, para que las organizaciones puedan estar listas para cualquier cosa.

Quedan atrás los días de introducción manual de datos y pistas de auditoría en papel. Ahora, con sofisticadas herramientas de análisis de datos, los auditores tienen acceso a grandes cantidades de datos que se pueden analizar de forma rápida y precisa. Esto ha transformado el proceso de auditoría, permitiendo a los auditores revisar más gastos y detectar anomalías, patrones y tendencias que pueden haber pasado desapercibidas en el pasado.

Aunque las ventajas de incorporar análisis de datos en las auditorías son innegables, este avance conlleva sus propios desafíos, como la necesidad de habilidades especializadas, más horas dedicadas al análisis e interrupciones en los procesos de auditoría tradicionales. El aumento de la dependencia del análisis de datos también ha significado aumentar la carga de trabajo de los empleados, exacerbar la escasez de personal de contabilidad y conducir a mayores niveles de estrés entre los gerentes de viajes.

Desafíos del análisis de datos en las auditorías

Una preocupación clave asociada con el análisis de datos y las auditorías es el impacto en la carga de trabajo de los empleados dada la escasez de talento actual. Los estudios contables ya están teniendo dificultades para contratar, y la industria está viendo un descenso en el número de personas que se gradúan en contabilidad. Una encuesta de alliantTalent realizada a 250 ejecutivos de contabilidad reveló que menos del 1% de los pequeños y medianas estudios contables, pueden encontrar suficientes candidatos locales calificados para el empleo.

Además, la Fundación de Educación e Investigación Financiera (Financial Education & Research Foundation, FERF) descubrió que las tarifas de auditoría están en aumento, al igual que el alcance de las auditorías. Según la FERF, el 64% de los preparadores afirmaron que utilizaban tecnología emergente como el análisis de datos para ayudar con las cargas de trabajo, pero esta nueva tecnología significa que los auditores deben seguir controles internos nuevos y actualizados, lo que aumenta su carga de trabajo.

Al mismo tiempo, los gerentes·de·viajes, que también desempeñan un papel crucial en las auditorías, se enfrentan a sus propios desafíos. Los gerentes·de·viajes responsables de coordinar la logística, gestionar los horarios y presupuestos y garantizar operaciones fluidas para los viajes de negocios. El aumento de la carga de trabajo y la complejidad asociados con las auditorías basadas en datos (además de la escasez de personal propio) pueden conducir a niveles de estrés elevados entre los gerentes·de·viajes.

De hecho, la investigación de SAP Concur descubrió que casi la mitad (47%) de los gerentes·de·viajes globales afirman que su función es más estresante ahora que hace 12 meses. Casi todos los gerentes·de·viajes globales (98%) afirman que su trabajo se ve obstaculizado por los datos y las analíticas, especialmente cuando se trata de demostrar el ROI al cómite ejecutivo (39%), cumplir con las normativas y los estándares del sector (37%), establecer presupuestos (37%) y actualizar las políticas de viajes (37%). Los gerentes·de·viajes cada vez desean tener más herramientas para mejorar la visibilidad de todos los aspectos de los viajes, incluidos los informes de gastos y los gastos relacionados con los viajes.

Consejos para un enfoque equilibrado

Las exigencias adicionales asociadas con el análisis de datos pueden ejercer una presión adicional sobre los recursos en medio de la crisis del talento contable y aumentar el estrés de los gerentes de viajes. Para mitigarlo, considere las siguientes estrategias:

1. Adopte la automatización: Implemente herramientas digitales y automatización siempre que sea posible para agilizar las tareas repetitivas y liberar tiempo de los empleados para actividades más estratégicas. Esto puede incluir la implementación de plataformas para simplificar la reserva de viajes, la gestión de itinerarios y la creación de informes de gastos y automatizar la recopilación de datos, el análisis y los procesos de creación de informes. La incorporación de la inteligencia artificial y la automatización al proceso de auditoría puede ayudar a garantizar que el 100% de todos los gastos se alineen con las políticas de viajes y gastos, los requisitos de sostenibilidad, las leyes fiscales, los indicadores de fraude y los presupuestos.
2. Invertir en formación y desarrollo: Proporcionar programas de formación integrales para equipar a los empleados con las habilidades necesarias para aprovechar las herramientas de análisis de datos de forma eficaz. La educación y el desarrollo continuos son vitales para crear una fuerza laboral que pueda crecer y adaptarse a medida que continúa la innovación del sector. Invertir en formación no solo mejorará la calidad de la auditoría, sino que también aumentará la confianza de los empleados y la satisfacción laboral.
3. Mejore la comunicación y la colaboración: Fomentar canales de comunicación claros entre los equipos de auditoría y los gerentes de viajes para garantizar la alineación de los objetivos, los plazos y las expectativas. Establecer reuniones periódicas y sesiones de comentarios para abordar las preocupaciones y optimizar los flujos de trabajo. Un equipo más colaborativo estará mejor equipado para gestionar los flujos de trabajo de auditoría existentes y utilizar el análisis de datos para optimizar los procesos.
4. Priorizar el apoyo al empleado: Cuando las cargas de trabajo son altas y la dotación de personal es baja, es especialmente importante reconocer el impacto del bienestar de los empleados en la productividad y la calidad del trabajo. Fomentar acuerdos de trabajo flexibles, promover estrategias de gestión del tiempo y fomentar una cultura de trabajo de apoyo para mejorar la productividad. Priorice el bienestar de los empleados y proporcione vías para la relajación y el conciliación durante períodos de auditoría intensos.

La integración del análisis de datos en las auditorías ha mejorado significativamente su calidad, pero aún queda trabajo por hacer para abordar el aumento de las cargas de trabajo y el estrés que conlleva su implementación. Adoptar medidas estratégicas, como invertir en automatización y formación, mejorar la comunicación y la colaboración y priorizar el bienestar de los empleados, puede ayudar a superar eficazmente estos desafíos y lograr un enfoque más equilibrado que optimice tanto la calidad de la auditoría como la experiencia del empleado.

Para obtener recursos adicionales para ayudar a optimizar el proceso de auditoría, lea nuestro libro electrónico, “6 formas de aumentar la eficiencia de la auditoría para mejorar la gestión de gastos”.