Reduzca el fraude con tecnología, políticas y otras herramientas que tenga

Aunque hay muchas cosas que las compañías no pueden predecir, el fraude es un hecho de la vida. Los números indican ese triste hecho: la pérdida media de las compañías por robo de empleados asciende a 145,00 USD por instancia, y los robos suelen producirse durante un año antes de ser descubiertos.¹

Para una compañía, la prevención del fraude, tanto interno como externo, y el desarrollo del cumplimiento van de la mano. Comprender eso es una cosa. Desarrollar un enfoque eficaz, especialmente para frustrar el robo de empleados que erosione la confianza y el resultado final, requiere trabajo y un enfoque cohesivo que implique políticas, tecnología, informes y análisis comparativos. Cuando se aplica, el enfoque da como resultado una compañía en la que el robo es difícil y una cultura en la que el cumplimiento se espera y es más fácil. Y la compañía gana agilidad y preparación para el cambio.

Cómo superar la incertidumbre del fraude y estar preparado para el futuro

Lea nuestro manual electrónico para conocer cuatro pasos para luchar contra el fraude y desarrollar el cumplimiento, desde actualizar las políticas hasta utilizar la tecnología adecuada y la creación de informes, pasando por la evaluación comparativa con los estándares del sector.  

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 Cómo prevenir y detectar el fraude

1. Tenga en cuenta la política

Actualizar sus políticas de gastos para reflejar claramente los tiempos, como el aumento del trabajo desde casa, es un paso importante. Las políticas claras y relevantes comunicadas en soluciones automatizadas de viajes y gastos reducen la probabilidad de gastos no aprobados. Las soluciones inteligentes pueden guiar eficazmente a los empleados hacia las opciones preferidas y que cumplan con las normas, a la vez que los instruyen sobre la política de gastos a medida que toman decisiones de compra. Con la tecnología, puede ajustar fácilmente las políticas según las condiciones lo justifiquen y recopilar datos para evaluar el riesgo de fraude.

2. Establecer el proceso adecuado con la tecnología adecuada

Las herramientas automatizadas de viajes y gastos proporcionan disuasión de múltiples maneras. Pueden integrar fácilmente los datos de las tarjetas de crédito en los informes de gastos, aplicar reglas de auditoría automatizadas que mejoren los cheques y los saldos, requerir recibos electrónicos por encima de umbrales específicos y respaldar programas de auditoría externos para proporcionar supervisión y controlar los gastos. La solución a base de la inteligencia artificial, como Verify, comprueba los recibos y las políticas dentro de Concur Expense, lo que permite a los auditores centrarse en las transacciones de alto riesgo. La tecnología puede complementarse con una capacitación de concienciación sobre fraude que enseña qué buscar y qué informar, así como evaluar regularmente el estado de ánimo de los empleados, ya que la insatisfacción puede fomentar el fraude.

3. Utilice los informes para supervisar y analizar los datos de los gastos

Al supervisar de cerca las compras de los empleados, puede detectar el fraude más rápido y frenar las pérdidas más pronto cuando se presenten. Las herramientas de creación de informes le ayudan a ver patrones como gastos duplicados y casos en los que los asistentes no deben estar en una comida en la compañía. Con mejores datos, puede determinar qué categorías de gastos son más susceptibles al fraude y concentrar su escrutinio. Para acompañar su analítica, determine quién tiene responsabilidades clave en su compañía, desde el equipo de finanzas hasta RR. HH., pasando por TI y viajes, a la hora de prevenir y detectar el fraude. Con sus funciones definidas, es más probable que informen de posibles problemas y confíen en el sistema.

Compare el cumplimiento con los estándares del sector

Muchos sectores son susceptibles a ciertos tipos de fraude, así que infórmese y diseñe controles para abordar los mayores riesgos. A continuación, determine cómo está funcionando la compañía en factores como el porcentaje de transacciones en efectivo, los índices de adjuntos de recibos, el exceso de kilometraje personal y la tasa de gastos de alto riesgo. Con estos indicadores en la mano, puede redoblar sus esfuerzos en los objetivos de riesgo actuales o centrarse en otros nuevos.

Herramientas para combatir el fraude y fomentar el cumplimiento

• Lea nuestro manual electrónico, Cómo superar la incertidumbre del fraude y estar preparado para el futuro, para obtener estadísticas sobre el estado del fraude y explorar los pasos y soluciones para combatir el robo desde dentro y desde fuera.
• Obtenga la hoja de consejos de los mejores consejos para construir una cultura de cumplimiento para conocer las formas de incorporar el cumplimiento en su compañía, y desalentar y descubrir el fraude, a través de herramientas que impulsan las políticas, inteligencia artificial que marca los gastos y herramientas de analítica y generación de informes que le informan rápidamente de los problemas de gasto y las anomalías.

1. Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations, ACFE, 2024.