Seis estrategias comprobadas para aumentar la productividad en su compañía

Establezca objetivos concretos y medibles y concentre su energía en lo que aporte los mejores resultados. Examine cada tarea en función de su urgencia e importancia y reserve tiempo para abordar y completar las tareas importantes. Aproveche la tecnología para lograr eficiencia y nunca tenga miedo de delegar y subcontratar. Todas estas son piezas fundamentales de un enfoque amplio pero centrado en aumentar la productividad; la suya y la de su compañía.

Steve Strauss, autor de “The Small Business Bible” y columnista desde hace mucho tiempo de USA Today, comparte estrategias comprobadas, viables y fáciles de aplicar en nuestro nuevo libro electrónico, Las mejores soluciones alternativas de productividad para compañías pequeñas. Se basa en la amplia experiencia de Strauss y utiliza historias y otros ejemplos para demostrar cómo se pueden poner en práctica las soluciones alternativas, lo que le permite obtener productividad a corto y a largo plazo, incluso cuando se enfrenta a desafíos diarios.

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Sea inteligente, use SMART

Una estrategia de eficacia comprobada implica establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos limitados. Por ejemplo, si su objetivo es aumentar las ventas en Canadá, establezca objetivos de ingresos mensuales y anuales. Al tener algo específico en lo que centrarse y medir, su impulso hacia la productividad es más claro y tiene un objetivo, en lugar de limitarse a intentar avanzar en muchos frentes. Recuerde siempre que, como dice el autor Tim Ferriss, “estar ocupado no es lo mismo que ser productivo”.

Aplicar la regla 80-20

La vieja regla de que el 80% de los resultados provienen del 20% de las iniciativas se trata de enfoque e intencionalidad. Se aplica a las ventas y a las personas, ya que en uno de cada cinco representantes de ventas se obtienen cuatro de cada cinco ventas. Así que fíjese bien en las personas excepcionales que obtienen resultados extraordinarios, ya sean clientes, empleados o clics en páginas web que generan clientes potenciales o ingresos. Y luego dedique su energía a esos productores e intente comprender por qué son tan productivos, y extraiga enseñanzas para aplicarlas en otros lugares.

Adopte la caja de Eisenhower

Se trata de establecer prioridades, así que aplique su tiempo limitado a las tareas importantes en lugar de a las triviales que distraen. Este sistema, popularizado por Dwight D. Eisenhower, comandante supremo de los Aliados en la Segunda Guerra Mundial y más tarde presidente de Estados Unidos, consiste en una caja (o matriz) con cuatro cuadrantes autoexplicativos en los que separar el trabajo:

• Hacer ahora: las tareas urgentes e importantes van aquí.
• Delegar: urgente, pero no importante; puede delegarse.
• Decidir: importante, pero no urgente; establezca un momento para hacerlo.
• Eliminar: no es urgente y no es importante; simplemente omítalos.

Bloques de tiempo

A pesar de lo que pensamos, pocos de nosotros somos realmente eficaces realizando varias tareas a la vez. Así que tome esas tareas principales de la caja urgente e importante de Eisenhower, determine cuánto tiempo requiere cada una y reserve bloques de 30, 60, 90 o los minutos que sean para completarlas. Y no permita interrupciones ni intente nada más durante esos bloques de tiempo. Como resultado, encontrará más líneas recorriendo los elementos de la lista de tareas pendientes.

Aprovechar la tecnología

Si una tarea o un proceso consume una cantidad de tiempo desproporcionada, es probable que haya una aplicación, solución tecnológica o plataforma diseñada para aumentar la eficiencia. Eche un vistazo a los procesos manuales en papel, o a las herramientas que utiliza ahora, para identificar oportunidades de automatización, aumentar la productividad y ahorrar dinero. Esas oportunidades dan resultados y devuelven tiempo que usted y su equipo pueden dedicar a otras cosas. Con Concur Expense, por ejemplo, las compañías pequeñas ahorran 13 horas semanales por empleado de finanzas/contabilidad.

Subcontratar y delegar

Es un error creer que solo su equipo puede manejar ciertas tareas o funciones o que nadie más que usted hará el trabajo bien. Reconozca que no puede hacer todo, ni debe intentarlo. Una solución es utilizar contratistas independientes que se encarguen de la investigación, el marketing, la gestión de las redes sociales, proyectos puntuales u otras tareas para las que no tiene tiempo o que no hace bien. No solo subcontratará, sino que también aprenderá a delegar más, una habilidad valiosa.

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