12 buenas prácticas para liderar equipos de trabajo remotos

Los equipos de trabajo remotos se han vuelto cada vez más comunes en la era digital, y con ellos, aprender a liderarlos eficientemente se suma a las habilidades necesarias para los ejecutivos exitosos.

La digitalización ha cambiado la forma en que las empresas funcionan y ha permitido a los empleados trabajar desde cualquier lugar y en el momento que prefieran.

Sin embargo, liderar equipos de trabajo remotos presenta desafíos únicos que deben ser abordados para garantizar la eficiencia y productividad. La digitalización de tareas y las plataformas corporativas son claves para el éxito.

Pues, al utilizar herramientas digitales y tecnología, los colaboradores pueden comunicarse de manera efectiva, establecer objetivos claros y llevar a cabo sus funciones de forma eficiente.

En las organizaciones, la digitalización también permite a los líderes supervisar y evaluar el progreso de los equipos de manera más fácil y eficaz, para tomar las decisiones consecuentes con sus necesidades y experiencia.

Con ánimos de favorecer las relaciones organizacionales, en este artículo compartiremos 12 buenas prácticas o consejos que consideramos de gran utilidad para liderar equipos de trabajo remotos.

Destacando además la importancia de la digitalización en cada una de ellas y el cuidado del bienestar personal que ofrecen de forma indirecta a quienes las usan.

Con estas prácticas, esperamos que los líderes mejoren sus habilidades para supervisar y motivar a sus colaboradores de manera efectiva y enfocados en lograr un trabajo productivo y eficiente en ambientes remotos.

¿Listo para asumir el reto? ¡Comencemos!

¿En qué consiste el trabajo remoto?

Se habla de trabajo remoto cuando es posible llevar a cabo las actividades laborales desde una ubicación diferente a la oficina. Esto puede significar estar en casa o en cualquier otra dirección, incluso fuera de la ciudad o del país.

En cuanto a responsabilidades, suelen ser las mismas que en el trabajo presencial. Puede exigirse el cumplimiento de un horario laboral, completar un número específico de tareas o bien satisfacer metas particulares.

Por lo general, cuando nos referimos a trabajos remotos queda sobrentendido el uso de herramientas de tecnología interconectadas, que a través de una plataforma de gestión permiten la comunicación entre el profesional y el empleador, o bien con los diferentes miembros del equipo.

¿Qué son los equipos de trabajo remotos?

Se conocen como equipos de trabajo remotos a los grupos de personas que, en su rol de empleados, colaboradores o autónomos (freelancers), desempeñan funciones específicas dentro de un proyecto laboral o prestan servicios a una organización.

Manteniendo la condición de que al menos uno de sus miembros se encuentre en una ubicación diferente al resto. Aunque actualmente, lo habitual es contar con equipos de trabajo remotos distribuidos en más de una zona geográfica.

¿Cuáles son los desafíos para los equipos de trabajo remotos?

Para los trabajadores del modelo tradicional, pertenecer a equipos de trabajo remotos puede parecer una de las actividades más ventajosas. Lo cual, hasta cierto punto, es una gran verdad.

Sin embargo, para los empleados remotos y más aún para los líderes de estos equipos, se presentan algunos desafíos relacionados con la puesta en práctica y gestión de este modelo de trabajo que detallamos a continuación.

Calidad de la comunicación

Disponer de los medios adecuados de comunicación es un requerimiento clave para consolidar equipos de trabajo remotos. Además de las plataformas, la propia tecnología de conexión a Internet puede significar un reto que superar si no satisface los requerimientos necesarios para el intercambio de datos.

Poca interacción personal

Las relaciones profesionales entre los equipos de trabajo remotos dejan poco o ningún espacio para la interacción cara a cara. Esto dificulta, en algunos casos, desarrollar y consolidar conexiones que puedan servir para enriquecer la experiencia laboral.

Diferencias de horario

En el caso de contar con profesionales ubicados en otras localidades geográficas, las diferencias de zona horaria pueden traer algunas complicaciones en la gestión de equipos de trabajo remoto.

Pues a pesar de contar con medios de conexión, seleccionar una hora adecuada para una reunión o solicitar información crítica con urgencia generará dos posibles escenarios: que el trabajador se conecte en un horario poco habitual para su localidad, o bien que el equipo deba esperar hasta que se incorpore a sus labores cuando le corresponda.

Distracciones en el entorno remoto

El hecho de trabajar fuera de la oficina supone un inconveniente usual, y es que mientras el empleado o gerente está en actividades laborales, el resto de las personas a su alrededor están en sus tareas cotidianas.

Eso incluye las interrupciones familiares, ruido de mascotas y otras interacciones que pueden resultar complicadas de controlar, incluso cuando el colaborador dispone de un lugar acondicionado para llevar a cabo sus actividades laborales a distancia.

Seguridad de los puntos de acceso

Aunque el escenario ideal es que los miembros de los equipos de trabajo remotos puedan acceder desde cualquier dispositivo, esto exige a los especialistas de TI combinar los esfuerzos para gestionar la ciberseguridad en más puntos de acceso.

Entre otros aspectos, deben verificar credenciales, dispositivos y conexiones a fin de resguardar la seguridad de los datos de la organización. Al mismo tiempo, tienen que garantizar el acceso y la integridad de los procesos que realiza cada usuario, bajo los estándares y políticas de la empresa.

Ejercer el liderazgo en equipos de trabajo remotos

Como parte de la transformación digital, la conformación de equipos de trabajo remotos estaba entre las tendencias previstas. Sin embargo, a raíz de la pandemia global, la continuidad de las operaciones se vio sostenida por actividades desde casa gestionadas sin la debida preparación.

El primer paso para ejercer el liderazgo en equipos de trabajo remotos es seleccionar los miembros del mismo. Para esto, el líder requiere conocer las habilidades de cada uno e integrarla en función del proyecto o de los objetivos de la organización.

A partir de ahí, se definen los roles de cada integrante y se entregan las responsabilidades funcionales. Finalmente, se establece cuál será el flujo en el proceso de toma de decisiones. En otras palabras, si se trata de una figura de autoridad o si el líder guiará al equipo para decidir de forma conjunta.

12 consejos para liderar equipos de trabajo remotos

A la hora de comenzar a gestionar equipos de trabajo remotos, será necesario y recomendable que los líderes enfoquen sus esfuerzos para abarcar los siguientes elementos.

1. Establecer una comunicación clara y efectiva

La comunicación es esencial para el éxito de cualquier equipo de trabajo, pero aún más cuando se trabaja de manera remota. Los líderes deben establecer una comunicación clara y efectiva con sus equipos para garantizar un flujo de información continuo y una colaboración eficiente.

Para esto, la organización debe garantizar que existan las condiciones adecuadas para comunicarse. Esto implica:

• Utilizar herramientas de comunicación en tiempo real.
• Establecer horarios regulares de conexión.
• Fomentar la participación activa de todos los miembros del equipo.

Como meta, el líder debe procurar que todos los miembros del equipo se sientan cómodos expresando sus ideas, sugerencias y preocupaciones. Asegurar que cada una de las voces sean escuchadas y todas las perspectivas se consideren.

2. Fomentar la colaboración y el trabajo en equipo

El rol del liderazgo para fomentar esta práctica en los equipos de trabajo remotos debe incluir aspectos tecnológicos y relacionales como:

• Incorporar herramientas de planificación conjunta.
• Promover proyectos colaborativos.
• Brindar oportunidad de retroalimentación.

Es indispensable construir un entorno en el que cada individuo tenga la posibilidad de interactuar, aportar sus propias habilidades y presentar sus alternativas de solución ante todos los miembros del equipo, con la finalidad de aprender, corregir y tomar decisiones en conjunto.

3. Definir objetivos claros

Dar a conocer en qué dirección están enfocados los esfuerzos ayudará al equipo a alcanzar sus metas con eficiencia.

Al liderar equipos de trabajo remotos es necesario establecer objetivos y metas. En este sentido, una práctica habitual y ampliamente recomendada consiste en:

• Plantear objetivos bajo el modelo SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y dentro de un límite de tiempo).
• Dividir los objetivos en metas más fáciles de alcanzar.

Además de definir objetivos y metas, las funciones del líder incluyen la motivación al logro, la evaluación de avances y la revisión de expectativas.

4. Proporcionar una formación tecnológica adecuada

La capacitación es fundamental para que cada miembro del equipo cuente con las habilidades y conocimientos necesarios para realizar sus tareas de manera efectiva y eficiente. Con esto en mente, el liderazgo organizacional debe proveer los mecanismos para:

• Acceder a recursos de aprendizaje en línea.
• Ofrecer planes de capacitación en tiempo real.
• Incentivar la autoformación.

Uno de los principios del trabajo colaborativo remoto consiste en brindar oportunidades de capacitación tecnológica. Bien sea para un proyecto específico o como requisito para integrarse a equipos de trabajo remotos de alto rendimiento.

Para esto, el liderazgo debe disponer de las competencias digitales básicas: búsqueda de información, creación de contenidos y resolución de conflictos en línea, con lo cual puede asumir su rol de facilitador, comunicador y mediador.

5. Proporcionar las herramientas necesarias para el trabajo remoto

Además de garantizar la formación, será el momento de revisar que los colaboradores cuenten con las herramientas tecnológicas indispensables. Esto en el caso de empleados, pasantes o cualquier colaborador dependiente de la organización.

Al referirnos a las herramientas, se incluyen los equipos de computación, dispositivos móviles y otros accesorios de comunicación. Bien como parte de los activos personales del empleado o asignados por la empresa para fines laborales, y pueden incluir:

• Teléfonos móviles.
• Cámaras.
• Micrófonos.
• Monitores.
• Software y herramientas corporativas.

En todo caso, la gerencia debe considerar que cualquier interacción de los empleados con sus colegas, clientes o proveedores, exponen parte de la imagen corporativa de la organización. De allí la importancia de cuidar la calidad de video, sonido y apariencia general.

6. Consolidar la diversidad en los equipos de trabajo remotos

Fomentar la diversidad laboral es una práctica que ha reportado excelentes resultados en la administración del talento. Si bien es frecuente contemplar las diferentes ubicaciones geográficas, este punto también puede significar:

• Varias nacionalidades.
• Diversidad de costumbres.
• Variedad de idiomas y modos de comunicación.
• Edades, géneros, religiones y culturas.

Aprender a gestionar equipos de trabajo remotos diversos otorgará a la empresa puntos de vista más amplios y abanicos de soluciones creativas ante una determinada situación.

Como líder, no solo debe enfocarse en la convergencia, sino también en atender esas particularidades y responder con flexibilidad a las necesidades individuales de los miembros.

En definitiva, lo ideal es consolidar un equipo diverso en habilidades, experiencias y puntos de vista, en el que se genere un intercambio de conocimientos que sirvan para motivarse mutuamente, complementar sus carencias y fortalecer debilidades.

7. Organizar la información y los recursos compartidos

Tome la decisión de construir una estructura centralizada para almacenar la información. Esto significa, en primer lugar, establecer una plataforma común y, a partir de allí, seguir los siguientes pasos:

• Definir la ubicación y nomenclatura de cada tipo de archivos.
• Definir permisos de acceso.
• Establecer un mecanismo de respaldo y mantenimiento periódico.

Esta práctica no solo permite evitar la dispersión o mantener la información ordenada y actualizada. También favorece el control de acceso y resguardar la privacidad de los datos del proyecto.

8. Favorecer la multicanalidad

Restringir la comunicación e interacción de los equipos de trabajo remoto no es una práctica que genere beneficios. Por el contrario, favorecer la creación de canales alternativos para los miembros es una medida saludable.

Siempre que se tome en consideración:

• El uso del canal prioritario para la actualización del proyecto.
• La inclusión de todos los miembros en los canales alternativos.
• Mantener un ambiente respetuoso y profesional.

Disponer de varias alternativas, grupos en redes sociales, salas de chat o listas de correos es una excelente práctica de gestión, ya sea para evaluar la conveniencia de la plataforma principal o como respaldo de la misma.

9. Mantener la atención en los resultados

Para los líderes que provienen del modelo de trabajo presencial, este es uno de los consejos más difíciles de asumir. Principalmente, porque resta atención a métricas tradicionales como “horas trabajadas”, para centrarse en la efectividad y los resultados.

De forma habitual, cuando los colaboradores están asignados a proyectos y no se rigen por un horario de trabajo, la gestión del equipo debe pasar por el cumplimiento de la tarea y los resultados esperados. Incluso si estos provienen de un empleado que aparentemente invierte menos tiempo que el resto.

10. Propiciar encuentros individuales

Sin importar el nivel de confianza o cohesión dentro de los equipos de trabajo remotos, habrá situaciones sensibles que no están dispuestos a expresar públicamente.

Hágales saber a sus colaboradores que cuentan con un espacio seguro para atender esos asuntos con usted. Reserve en su agenda el tiempo necesario para una videoconferencia, llamada telefónica o un chat privado.

Tenga claro que el objeto de estos encuentros individuales puede ser para intercambio de opiniones o hacer planteamientos sobre el trabajo. Pero también es posible atender situaciones personales de los empleados.

Los canales alternativos serán ideales para evitar interrupciones, centrarse en escuchar y prepararse para dar respuestas a las interrogantes, procesar solicitudes o considerar propuestas.

11. Resolver los conflictos

La dinámica de trabajo remoto no exime a los miembros del equipo de experimentar algún tipo de conflicto. Después de todo, siempre se trata de personas, ideas y modos de pensar que pueden no estar en consenso.

La gestión de equipos remotos exige que el líder tenga la habilidad de detectar y ser mediador en la resolución del conflicto. Para lo cual debe estar atento a:

• Analizar los desacuerdos generados por incumplimiento.
• Centrar el conflicto en la tarea y no en las personas.
• Encontrar una solución rápida y efectiva.

Con el tiempo, ganará la experiencia suficiente para reconocer las situaciones comunes de conflicto y generar las medidas para solucionarlas.

12. Mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Llevar la oficina a casa nunca había sido una idea recomendable, hasta que surgió el trabajo remoto. Sin embargo, la falta de límites físicos llega en cierta medida a afectar alguno de los dos entornos.

La propuesta de gestión para mantener un equilibrio saludable entre la vida personal y el trabajo remoto viene dada por:

• Establecer horarios claros o un límite de horas diarias.
• Fomentar el disfrute del tiempo libre.
• Brindar flexibilidad laboral.

Como líder de colaboradores remotos, debe evitar requerir a los miembros del equipo fuera de los horarios habituales, salvo en caso de emergencias o fallas catastróficas. Pues, incluso pudiendo solucionar de forma remota, se ocupa parte de su tiempo libre y fomenta los casos de agotamiento laboral (burnout).

Equipos de trabajo remotos en viajes corporativos

En la actualidad, es común la necesidad de conformar equipos de trabajo remotos durante los viajes corporativos, en los que los empleados o ejecutivos tienen una tarea que cumplir en un determinado lugar, mientras otros departamentos gestionan las solicitudes que estos generan.

Si bien no se trata del enfoque técnico habitual, las necesidades de información y procesamiento de resultados requiere el uso de herramientas digitales para que el proyecto, en este caso el viaje de negocios, genere los objetivos planteados.

En estos casos, los equipos están conformados por los viajeros y los departamentos de finanzas y sistemas informáticos, que son gestionados junto con la alta gerencia, por la administración de viajes y gastos corporativos.

El rol de cada colaborador será fundamental para cumplir con las tareas previstas:

• Gerencia autoriza el viaje.
• Administración de viajes y gastos corporativos gestiona los servicios.
• Finanzas distribuye el presupuesto.
• Sistemas informáticos interconecta los requerimientos de las partes.
• El viajero cumple la tarea y reporta los gastos.

De más está decir que muchas de las solicitudes y procesos se generan en tiempo real. Por lo cual, es necesario contar con herramientas digitales que brinden a los equipos de trabajo remotos las facilidades de comunicación y acceso a los servicios. 

Soluciones de SAP Concur para equipos de trabajo remotos

Como vimos, garantizar la eficiencia de la organización comienza por brindar a los empleados las herramientas adecuadas para ser productivos, donde quiera que estén.

En este sentido, SAP Concur pone a disposición de los líderes comprometidos su portafolio de soluciones digitales, que le permiten a los empleados remotos tener una conexión directa con los departamentos de finanzas, mientras gestionan los servicios necesarios para sus viajes corporativos.

Las labores de autorización de solicitudes y control de gastos, también se encuentran cubiertas con las soluciones Concur. Con procesos transparentes, auditables y personalizados según las políticas internas de su organización.

Consideraciones finales

El liderazgo para equipos de trabajo remotos presenta una serie de desafíos únicos, pero también ofrece muchas oportunidades para mejorar la productividad y la eficiencia.

Las buenas prácticas y recomendaciones propuestas en este artículo buscan promover un entorno participativo y eficiente, donde exista comunicación y se fomente el trabajo colaborativo en función de los objetivos y metas organizacionales.

Asimismo, ponen el foco en la experiencia de bienestar del empleado con políticas y acciones que permitan proporcionar una formación adecuada y mantener un sano equilibrio entre la vida personal y los compromisos laborales.

Esto, como estrategia para maximizar el potencial de sus equipos de trabajo remotos y lograr resultados positivos.

En miras de una transformación digital, la automatización de tareas y procesos es un aspecto clave del trabajo remoto, lo que otorga relevancia a la implementación de herramientas y tecnologías que les permitan colaborar y comunicarse de manera efectiva con sus equipos.

En general, liderar equipos de trabajo remotos requiere una combinación de habilidades de liderazgo, comunicación y tecnología. Al abrazar estas buenas prácticas, los líderes pueden superar los desafíos y llevar a sus equipos al éxito.

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