Personas, inteligencia artificial, automatización: Cómo mejorar la auditoría de informes de gastos

No es ningún secreto que la mejor manera de aumentar la eficiencia de la auditoría es auditar el 100% de los informes de gastos. Pero eso cuesta dinero y ganancia de tiempo para empleados, ambos finitos. Sin embargo, su compañía puede superar ese desafío a través de una poderosa combinación de tecnología y personas.

Con las soluciones de auditoría con inteligencia artificial, usted puede cubrir cada informe: la tecnología hace el trabajo pesado y, a medida que aprende, encuentra las excepciones. Los auditores con experiencia pueden utilizar sus habilidades y conocimientos de la compañía para abordar las excepciones no resueltas. Aun así, aprovechar al máximo el proceso de auditoría requiere más que aplicar personas y tecnología. Las claves para obtener eficiencia y cumplimiento incluyen comprender cómo las auditorías pueden mejorar la gestión de gastos e impulsar el crecimiento, reconocer lo que la tecnología y los humanos hacen mejor y conocer las mejores prácticas que implican cuándo, qué y por qué auditar.

6 formas de aumentar la eficiencia de la auditoría para mejorar la gestión de gastos

Optimizar su proceso de auditoría le permite a su compañía analizar más informes de gastos y ganar tiempo, recursos y ahorros para lograr el crecimiento.

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 Un enfoque multifacético permite a las compañías evitar problemas antes de que crezcan. Las soluciones pueden escanear informes de gastos en busca de excepciones, y los auditores humanos hacer un seguimiento de aquellos que la inteligencia artificial (IA) no pueda resolver. Con otras soluciones, se pueden realizar comprobaciones de políticas y recibos durante la etapa de gastos o se pueden comparar informes y recibos antes de que salga un pago para detectar anomalías o fraude. Su personal se centra en casos de alto riesgo y tareas de alto valor.

“Con la auditoría inteligente, estamos introduciendo auditorías de la política antes de la aprobación del gerente. Al garantizar que se siga la política antes de la revisión del gerente, podemos desviar más informes de gastos que no requieren intervención, aumentar la velocidad de pago, reducir la morosidad, eliminar el trabajo del sistema y mantener nuestro perfil de riesgo”, dice Jeffrey Thompson, director de Diseño, Política y Abastecimiento de Programas de Servicios de Pago de Merck.

Potencial de crecimiento y eficiencia de auditoría de informes de gastos

La automatización del proceso de auditoría conlleva reducciones medibles en tiempo y dinero, lo que reduce el costo de los errores en los informes de gastos en un 60% y reduce el tiempo de auditoría hasta en un 90% cuando se utiliza la inteligencia artificial para la investigación inicial de informes.¹ Con la tecnología, las máquinas sobresalen en una función que a los humanos no les gusta: las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo.

Estas son formas en las que las compañías pueden hacer que el proceso sea más eficiente, proporcionando agilidad y liberando recursos y energía para invertir en el crecimiento que más de la mitad de los directores financieros, el 57%², informan que es un objetivo clave.

• Reduzca el gasto que no cumple con la normativa promoviendo el uso de tarjetas de crédito corporativas, lo que resulta en menos problemáticos recibos de papel y una ruta fácil de auditar.
• Identifique las principales oportunidades para lograr una mayor eficacia, y descubra a los infractores recurrentes de excepciones y políticas que causan confusión.
• Utilice soluciones automatizadas con inteligencia artificial para comprobar cada informe de gastos, y sustituya el trabajo manual propenso a errores y comprobaciones puntuales que dejan vacantes para el fraude y otros problemas.

Con una observación inteligente de soluciones, puede evitar dos tendencias humanas: los descuidos con el papeleo y la manipulación de gastos. “Una vez que establecimos que estábamos utilizando Verify e íbamos a una herramienta de auditoría de inteligencia artificial, vi que el cumplimiento mejoraba inmediatamente”, dice Marcy Hagenbuch, especialista en sistemas financieros de Chobani. “Los empleados sabían que cada partida, cada gasto en cada informe iba a ser revisado por inteligencia artificial”.

Determine sus mejores prácticas para el proceso de auditoría

Para determinar el mejor uso de la tecnología inteligente y las personas, es importante considerar las preguntas principales sobre su proceso de auditoría que impliquen propósito e intención. Las respuestas definen sus mejores prácticas.

Cuándo realizar la auditoría: Al utilizar la tecnología para seleccionar y realizar auditorías antes de la aprobación del gerente, los empleados tienen la oportunidad de solucionar problemas y la compañía puede identificar áreas regulares de incumplimiento. Los auditores pasan menos tiempo haciendo un seguimiento y la compañía no tiene que recuperar los fondos reembolsados.

Qué auditar: Las compañías que siguen gestionando gastos en papel o que no aprovechan completamente la automatización inteligente a menudo toman decisiones difíciles sobre cuántos informes de gastos o qué tipos de gastos reciben escrutinio. La tecnología de hoy en día puede hacer que esa cuestión sea irrelevante. Incluso si su compañía no está en el camino de la transformación digital, comprometerse a editarlos todos puede identificar áreas de mejora y aumentar el cumplimiento.

Por qué auditar: Esta pregunta puede parecer evidente, pero responderla puede definir su misión. Por lo tanto, como compañía, pregunte si está intentando impulsar el cumplimiento, gestionar los costos, identificar el mal comportamiento, reducir el riesgo o gestionar la reclamación del impuesto sobre el valor agregado (IVA). Todo lo anterior es una buena respuesta, pero aún puede establecer sus prioridades.

Explore el poder de auditoría de la tecnología y la automatización

• Lea el libro electrónico 6 maneras para obtener más información sobre cómo mejorar la eficiencia de la auditoría, reducir las excepciones e impulsar el cumplimiento y la gestión de gastos general.
• Obtenga Better Together: Why Humans and Technology Are the Best Pair for Auditing Your Expenses para comprender mejor el valor de las personas y el poder de las máquinas.
• Descargue Closing the Gaps in Compliance para obtener una mirada exhaustiva de las mejores prácticas recomendadas para viajes y gastos.

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   Datos internos de SAP Concur.
2. Encuesta de perspectivas de directores financieros, febrero de 2024.