10 buenas prácticas para la administración de viajes corporativos

14 de Marzo de 2023.

Llegó el momento del resurgimiento para la administración de viajes corporativos. La disminución de restricciones y las tendencias tecnológicas apuntan hacia nuevos desafíos, en los cuales, las buenas prácticas de gestión siguen como mejores aliadas para alcanzarlos.

Ya no se trata solo de conseguir las mejores ofertas y cumplir con la documentación de finanzas. Los viajeros corporativos tienen nuevas exigencias y las organizaciones más exitosas están dispuestas a satisfacerlos.

Con la participación de varios departamentos y la alta gerencia, la administración de viajes corporativos se ha convertido en una función estratégica para mejorar la productividad. Así, junto a los empleados que viajan, conforman un equipo que se encargan de obtener resultados positivos.

¿Le interesa alcanzar el éxito en sus procesos de administración de viajes corporativos? Conozca más detalles y descubra las buenas prácticas de gestión que marcarán una notable diferencia en su negocio.

¿Qué es la administración de viajes corporativos?

Se refiere al conjunto de actividades y procesos involucrados con un viaje corporativo o con propósitos relacionados con la organización. Las cuales pueden ser ejecutadas por un departamento interno, un servicio externo, o conjuntamente por varios departamentos de la empresa.

Su objetivo principal es gestionar los servicios, productos y logísticas necesarias para la planificación, ejecución y reporte final de un viaje corporativo. En concordancia con los objetivos de la organización y las políticas de viajes y gastos.

Son competencia de la administración de viajes corporativos, garantizar el cumplimiento de las siguientes actividades:

• Crear itinerarios de viaje;
• Encontrar las mejores opciones y convenios de precio;
• Gestionar hospedaje;
• Gestionar los medios de transporte y traslados internos;
• Concertar reuniones de negocios;
• Coordinar eventos corporativos;
• Asignar presupuestos y controlar los costos;
• Asegurar el cumplimiento de las políticas de viajes y gastos;
• Organizar los reportes de gastos y registros financieros;
• Emitir informes de rendimiento sobre los viajes corporativos;

Considerando las tareas que se incluyen dentro de la administración de viajes corporativos, la importancia que reviste para la organización no pasa desapercibida. Justificando ampliamente, los esfuerzos por hacerlas más eficientes y prácticas para todos los involucrados.

Por qué es importante la administración de viajes corporativos

La importancia que reviste la administración de viajes corporativos, va mucho más allá del propio viaje e incluso de los motivos que lo generen. Aunque el hecho de viajar es una interesante vía para lograr la consolidación de negocios, formación de personal y el crecimiento de la empresa.

Esos objetivos podrían verse afectados por cualquier inconveniente en algunas de las fases de planificación, ejecución, reporte financiero o análisis de resultados. Haciendo de estos procesos de gestión el eje fundamental para garantizar el éxito de los ejecutivos que representan a su organización en otras fronteras.

La razón principal de esta afirmación radica en que la administración de viajes corporativos, permite gestionar todo lo relacionado con el bienestar y seguridad de sus colaboradores, el cumplimiento de las políticas de gastos, la integridad de sus finanzas y la posibilidad de evaluar apropiadamente los resultados.

En este sentido, se hace imprescindible adecuar los procesos de gestión e incorporar las mejores prácticas de administración de viajes corporativos dentro de su modelo de negocios.

1. Definición clara de los objetivo de empresa con los viajes corporativos

Antes de empezar a planear el viaje, es indispensable definir el propósito del mismo. Esto implica diferenciar de forma clara en cuál categoría de viajes corporativos se encuentra esta solicitud.

En este sentido es necesario aclarar que los viajes corporativos, tan como explican nuestros especialistas, se agrupan en 7 diferentes tipos:

• Comerciales: permiten explorar nuevos mercados, sectores comerciales y clientes potenciales. Dando a conocer su organización y ubicando los posibles canales de distribución de sus productos o servicios.
• Ejecutivos: reservados para la alta gerencia, con el propósito de establecer alianzas comerciales, acuerdos de cooperación o concesiones con otras organizaciones.
• Reuniones internas: se distinguen porque requiere la asistencia de toda la fuerza laboral de su organización. Bien sea para comunicar acciones gerenciales en asambleas, o la aprobación de planes colectivos.
• Congresos, eventos o ferias: la participación en estos viajes, se enfoca en dar visibilidad a su organización, ampliar la red de contactos o conocer nuevas tendencias de mercado.
• Viajes técnicos: su objetivo es afinar el funcionamiento, actualizar metodologías o colaborar con la instalación de nueva tecnología. Por lo general agrupa al personal de un mismo departamento o área de conocimiento.
• De formación: destinados a completar un proceso de capacitación y mejoramiento para los empleados de su organización. Pueden incluir cursos, demostraciones, conferencias o similares.
• De incentivo: pueden ser individuales o colectivos, en cada caso sirven de reconocimiento por un logro, o bien dentro de las actividades para fomentar la cultura organizacional.

Diferenciar el objetivo permitirá al equipo de administración de viajes corporativos perfilar el tipo de servicios requeridos, la duración y los gastos permitidos para cada participante.

2. Definir políticas claras para viajes y gastos

Las políticas internas de gestión de viajes serán la guía fundamental del proceso de administración. Por cuanto permiten determinar las pautas para la selección de proveedores, medios de transporte, reservas, límites de gastos y responsabilidades inherentes en cada caso.

Esta práctica es aplicable para definir una nueva política de viajes o bien reformular las políticas existentes bajo los siguientes parámetros:

• Claro y fácil de leer: procure incluir el contenido más importante y organizar un índice por secciones. Las instrucciones deben ser comprensibles, breves y directas, de modo que el empleado pueda encontrar con facilidad la información que necesita.
• Ofrezca detalles para la ejecución de cada etapa: no basta con incluir la instrucción, también es necesario indicar los pasos para llevarla a cabo de manera correcta.
• Indique responsabilidades: mencione el alcance que cada empleado tendrá en relación con las tareas de administración de viajes corporativos.
• Incorpore cierta flexibilidad: para resolver situaciones excepcionales y brindar asesoría inmediata.
• Considere los aspectos de salud, seguridad y bienestar: a la hora de seleccionar los servicios de hospedaje, alimentación y transporte.
• Revise periódicamente sus políticas: para garantizar su vigencia en relación con las leyes, las tendencias y los requerimientos de viajes corporativos.

3. Automatizar la administración de viajes corporativos

Más que una buena práctica, la automatización en la administración de viajes corporativos es una necesidad. Las tendencias en soluciones tecnológicas como SAP Concur están dirigidas a mejorar la eficiencia, velar por el bienestar y confort del talento humano.

Esta automatización, no solo se enfoca en agilizar el trabajo de finanzas. Sus ventajas incorporan aplicaciones para la búsqueda, selección y reserva de servicios. Emisión de recibos de gastos y control de presupuesto.

Además de integrar servicios de terceros para facilitar las actividades de los empleados en su viaje. Ofrece comunicación directa con los sistemas propios de la organización, dando visibilidad a cada evento durante su ejecución.

Otra de las ventajas que la automatización confiere a la administración de viajes corporativos, es la movilidad y acceso instantáneo a los servicios, además la posibilidad de presentar solicitudes para su aprobación o modificación según las políticas vigentes.

Al configurar las opciones de acuerdo con las políticas de viajes y gastos, los usuarios tendrán la libertad de seleccionar los proveedores de servicios de su preferencia, y que cumplan con los parámetros establecidos en las normas.

4. Establecer un programa de incentivos para empleados viajeros

De forma similar a los programas de agencias comerciales, la administración de viajes corporativos puede incluir incentivos a sus usuarios más eficientes.

Esto puede significar, cupones de descuento, bonificaciones y recompensas por la elección de rutas más económicas, reportes oportunos o un eficiente manejo del presupuesto. Siempre que no ponga en riesgo su bienestar y seguridad, se apegue al itinerario y cumpla con las políticas.

Un ejemplo de esta práctica, es incorporar servicios adicionales durante su viaje, como pueden ser un día de spa, noche extra para el libre disfrute, una cena o cualquier actividad de esparcimiento.

Esta buena práctica, no solo premia al empleado que ha cumplido de forma sobresaliente con las normas, sino que incentiva al resto del equipo a ejercer acciones similares para disfrutar también de los beneficios.

5. Evaluar regularmente los proveedores

Las nuevas herramientas digitales, también favorecen la administración de viajes corporativos al disponer por medios electrónicos, de una amplia variedad de proveedores de servicios.

En este sentido, la recomendación principal es mantener una constante revisión de las ofertas y convenios que ofrecen para clientes corporativos. El propósito de esta evaluación es estudiar la posibilidad de proponer a estos proveedores como opción preferida para un determinado evento o temporada.

La integración de las servicios de estos proveedores en la plataforma T&E de su organización, también es una de las posibilidades más ventajosas. Con la cual, garantizan mejores precios, seguridad y el uso de un servicio reconocido y acorde a las políticas de viajes y gastos.

Otra de las modalidades incorporadas a la hora de evaluar regularmente a los proveedores, es la incorporación de aquellos que ofrezcan alternativas ecológicas y sostenibles. Opción que se describe en la siguiente recomendación de buenas prácticas para la administración de viajes corporativos.

6. Incorporar alternativas sostenibles

A la par de las soluciones tecnológicas, la sostenibilidad se presenta como una importante tendencia en las buenas prácticas de administración de viajes corporativos.

Esto se debe a que la preferencia por los viajes sostenibles no solo está presente en las mejores organizaciones, sino también en los viajeros corporativos. Por lo cual, los objetivos, políticas, herramientas de tecnología y proveedores deben estar alineados en esa misma dirección.

¿De qué manera?

• En la fase de planificación: evaluar la genuina necesidad del viaje, y en solo caso de ser afirmativa, comenzar con la búsqueda de servicios en las cuales se controle la emisión de carbono, prevalezcan la facturación electrónica sobre la impresa y alternativas de transportes híbridos o eléctricos para el traslado interno.
• Durante la reservación: comunique las políticas sustentables y ofrezca planes incentivos a los viajeros que las prefieran, además de promover aquellos proveedores que las incluyan de forma diferenciada.
• Reporte de gastos: implementar captura digital y envío de comprobantes, agilizar las gestiones administrativas con un uso eficiente del tiempo y los recursos.

Asumir un comportamiento sustentable debe ir más allá de simples postulados. La recolección de datos sobre la huella de carbono de las actividades, permitirá que la administración de viajes corporativos pueda comprobar los avances en esta materia.

7. Monitorear los gastos en tiempo real

Esperar el regreso del viajero para verificar la idoneidad de los gastos, presentar reembolsos o hacer observaciones sobre consumos no autorizados ya no es una opción.

Las buenas prácticas para la administración de viajes corporativos deben incluir alternativas donde pueda monitorear en tiempo real lo que ocurre a nivel financiero y operativo con el empleado viajero.

Además de brindar un mecanismo eficiente para garantizar el cumplimiento de las políticas, a través de alertas de consumos y solicitudes de aprobación. Permite también dar soluciones inmediatas a las consultas administrativas, control de gastos o de logística.

Sin duda, la capacidad de monitorear un gasto en tiempo real permite, en gran medida, diseñar programas de viajes flexibles y receptivos. Donde, además de conocer los gastos sea posible controlarlos de forma eficiente.

8. Establecer mecanismos de seguimiento y análisis

Después de conocer los gastos y controlarlos, el siguiente paso para la buena administración de viajes corporativos, es hacer seguimiento y análisis detallado de cada fase del proceso.

Esto implica un trabajo estadístico interesante, relacionado con el comportamiento de los empleados, respuesta de los proveedores, gestión del presupuesto y preferencias de servicios.

Para lo cual, las herramientas de automatización serán la clave para acceder a la información de forma oportuna. Al establecer mecanismos de seguimiento y análisis precisos, la organización adquiere un reporte tangible asociado al proceso de viaje.

Esto permitirá conocer cuántos recursos, incluyendo tiempo, dinero y logística, se han invertido en el viaje. Si han sido suficientes, o se han aprovechado de la manera más eficiente.

Revisemos algunos ejemplos:

Un itinerario de viaje para el cual se obtuvo una genial oferta de alojamiento, pero que significaba para el empleado un traslado de dos horas en automóvil. Si bien, se trataba de un auto de alquiler, esto generó más emisiones de carbono de las deseadas en el plan de sustentabilidad.

O bien, encontrar en el reporte de gastos de un presupuesto previsto para cinco días, que ya al cuarto día se habían consumido todos los recursos destinados a la alimentación.

Los resultados del seguimiento y análisis, permiten que la administración de viajes corporativos realice los ajustes y mejorar necesarias, en función de garantizar el bienestar de sus empleados y al mismo tiempo el cumplimiento de las políticas.

9. Comunicación y trabajo en equipo

Si algo define una gestión exitosa en la administración de viajes corporativos es el trabajo en equipo. Después de todo, se trata de un plan que incorpora muchísimas tareas, las cuales dependen de Recursos Humanos, Informática, Finanzas y de los propios viajeros.

Entre ellos, la comunicación debe ser abierta y fluida. Desde dar a conocer las políticas de viajes, establecer los mecanismos y formularios necesarios para su cumplimiento, hasta implementar las herramientas de tecnología que facilitarán en proceso.

El rol de recursos humanos, comienza desde la selección del personal adecuado para cada viaje. Considerando las funciones, necesidades y objetivo previsto para el evento. El control financiero y la asignación de presupuestos es parte de las tareas de Finanzas.

Mientras que el departamento de tecnología informática tendrá la labor de garantizar una plataforma en la cual todos los actores puedan converger, encontrar soluciones y los recursos indispensables para su trabajo y bajo los criterios establecidos en las políticas.

10. Informe sobre las sanciones por incumplimiento

Otro punto importante sobre la administración de viajes corporativos es el tema de las sanciones. Aunque no es de los asuntos más agradables de manejar dentro de las políticas, tampoco debe pasarse por alto.

Las buenas prácticas en este punto, comienzan con la comunicación de las normas y políticas de viajes. Poner a disposición de todo el personal los enlaces a los recursos y un centro de consultas relacionadas con el tema. Lo más importante, asegurarse de que estén al corriente, especialmente cuando se hagan modificaciones.

Dejar en claro las responsabilidades fiscales que adquieren los empleados en nombre de la organización. Así como las consecuencias legales y financieras que pudieran acarrear las omisiones o faltas en el cumplimiento de la política de gastos.

Finalmente, también será necesario incorporar la información relacionada con las sanciones por falta de cumplimiento, actos dolosos u omisiones en sus responsabilidades. Las cuales podrían ir desde amonestaciones, deducciones o incluso el despido.

Bonus. Diseñe normas fáciles de cumplir

Cuando se trata de bienestar y beneficios, muy pocos están dispuestos a no acceder. En este sentido, la administración de viajes corporativos debe procurar que todos sus procesos sean fáciles de cumplir.

No solo se trata de que sean tareas fáciles de realizar, sino además que dejen en evidencia el beneficio que aporta al empleado, el equipo y la organización. Para lo cual, las técnicas de comunicación persuasiva en relación con las políticas será la clave del éxito.

Instrucciones precisas y recordatorios de las ventajas de una u otra opción, son fundamentales a la hora de buscar proveedores o hacer reservaciones. Incluso en la notificación de consumos no autorizados.

La posibilidad de presentar una alternativa permitida ayudará a perfilar a sus empleados hacia las actuaciones más convenientes.

Comience a implementar las buenas prácticas

El camino hacia las buenas prácticas de administración de viajes corporativos no es el mismo para todos. Pero sin dudas, los pasos más significativos convergen en torno a un propósito relacionado con el bienestar de los empleados y la salud financiera de su negocio.

De este modo, las acciones necesarias deben estar concebidas según las siguientes recomendaciones:

Alinear su política de viajes y gastos con la cultura organizacional

Las decisiones en su empresa deben ser un reflejo de su cultura organizacional, y eso incluye la administración de viajes corporativos.

Si dentro de sus valores figura la igualdad, garantice que la aplicación de las normas sea igualitaria para todos los niveles. En el caso de culturas basadas en el compromiso al empleado, procure que las políticas se enfoquen en su bienestar y satisfacción.

Revise las condiciones y verifique la vigencia de sus políticas

Tome el tiempo de revisar la documentación de referencia, normas de viajes corporativos y manuales de procesos. Para verificar que se adaptan a las condiciones actuales o en cuáles puntos es necesario hacer modificaciones.

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Preste atención a las tendencias y necesidades de los viajeros corporativos

Para estar al día en los negocios, también es necesario conocer las tendencias en servicios y preferencias de los viajes corporativos. Como una de las actividades críticas de su organización, es indispensable mantener actualizados todos los procesos y herramientas.

Haga de la sostenibilidad una prioridad en sus decisiones de viaje

El impulso a la sostenibilidad no es un tema de moda, sino una necesidad global. Cada vez son más los sectores de producción y servicios que han tomado estas prácticas dentro de sus principios, convirtiéndose incluso en un factor diferenciados a la hora de seleccionar proveedores.

Consideraciones finales

La administración de viajes corporativos es una actividad que requiere compromiso, preparación y trabajo en equipo. Tanto por la importancia financiera como por la garantía de seguridad y bienestar que requieren las personas durante sus actividades en representación de su organización.

Mejorar los procesos con buenas prácticas de administración, requiere un profundo análisis interno de la organización. Donde confluyan la cultura organizacional, los objetivos y las tendencias a nivel de viajes corporativos.

Como punto fundamental, la actualización tecnológica y el uso de soluciones digitales ofrece una propuesta de atención integral en varias áreas de este cambio. Por lo cual es indispensable convertirla en el eje central de la administración de viajes corporativos.

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