Para impulsar la productividad, céntrese en el sistema, no en el empleado

Los empleados improductivos podrían ser más costosos para su compañía de lo que podría pensar. Según McKinsey, más de la mitad de los empleados encuestados afirman que son relativamente improductivos en el trabajo, y esta pérdida de productividad podría incluso costar a una compañía entre 228 y 355 millones de dólares al año.

Entonces, ¿qué pueden hacer los líderes de la compañía para aumentar la productividad de los empleados? Los impulsos significativos a la productividad se producen a nivel organizativo, no a nivel individual, mediante la creación de sistemas eficientes y la adopción de las herramientas adecuadas. En lugar de mejorar la productividad de los empleados individuales, se trata de crear un entorno de trabajo en el que todos puedan hacer más.

Estas son algunas formas de preparar a los empleados y a su compañía para alcanzar el éxito.

Digitalización

La digitalización es el proceso de convertir la información no digital en un formato digital y puede hacer que las tareas de la compañía sean más sencillas y eficientes. Considere el proceso de enviar un informe de gastos después de un viaje de negocios. Los empleados reúnen una combinación de formatos de recibos mientras viajan. Aunque el recibo del billete de avión y la factura final del hotel pueden entregarse por correo electrónico, es probable que los empleados lleven consigo un puñado de recibos en papel de restaurantes, taxis y más. La digitalización de estos recibos puede ayudar a reducir las posibilidades de que algo se pierda y puede acelerar el proceso de elaboración del informe de gastos para un reembolso más rápido.

ExpenseIt facilita tomar fotos de los recibos y enviarlas directamente a Concur Expense. Utiliza la última tecnología, como inteligencia artificial generativa y machine learning, para identificar datos críticos y categorizar y contabilizar automáticamente los gastos en un informe para su revisión y envío. También reconoce y procesa recibos en muchos idiomas, por lo que los viajeros que van al extranjero también pueden obtener ventajas del aumento de la productividad de la digitalización.

Automatización

La automatización ya no se limita a las soluciones de hardware; ahora, especialmente con la inteligencia artificial generativa y los modelos de lenguaje grande, el software está ayudando a las organizaciones a automatizar los procesos para mejorar la productividad. Dos tareas tediosas relacionadas con la gestión de gastos, las aprobaciones de compras y las auditorías de gastos son los principales candidatos para la automatización para ayudar a acelerar las cosas, quitar el trabajo de los empleados y generar información valiosa para informar las previsiones futuras.

Concur Request simplifica las solicitudes y aprobaciones a través de la automatización para un mejor control presupuestario y cumplimiento de las políticas. Ayuda a establecer un proceso de autorización para los empleados y los responsables de aprobar las solicitudes al capturar información clave para una toma de decisiones rápida y sencilla. Incluso puede ayudar a los empleados a obtener estimaciones de costos de viajes a través de su función Request Assistant.

Verify es otra solución de SAP Concur que utiliza la automatización para optimizar el trabajo y aumentar la productividad. En lugar de exigir que el equipo de finanzas de la compañía realice auditorías manuales de todos los informes de gastos, Verify utiliza tecnología inteligente para revisar los gastos presentados para el cumplimiento de la política y discrepancias, de modo que los auditores puedan centrarse en las transacciones de mayor riesgo. Verify también puede ayudar a identificar patrones de gasto que los procesos manuales no identifican, lo que le ofrece a la compañía una línea de defensa adicional contra el fraude.

Integración

Incluso a medida que las compañías adoptan la tecnología para optimizar los procesos de viajes y gastos (T&E), los silos de datos siguen siendo un punto problemático de la organización. Nuestra sexta Encuesta anual global de viajes de negocios de SAP Concur descubrió que, según el 31% de los gerentes de viajes, gestionar los gastos de viajes sin acceso a todos los datos de T&E de los viajeros les dificulta tener éxito en su función.

Por eso es que las soluciones integradas son tan importantes. Es difícil gestionar los viajes y los gastos, juntos, cuando las soluciones respectivas no pueden comunicarse entre sí. Y es aún más difícil entender su impacto en la compañía cuando los datos de T&E no son accesibles más allá de los equipos de viajes y finanzas. La integración es una de las características más importantes de las soluciones de SAP Concur, incluidas Concur Travel y Concur Expense, así como el software y la tecnología de SAP de forma más amplia.

Obtener más información

Aunque la productividad de cada empleado tiene un impacto en el rendimiento de la compañía, para que los empleados puedan rendir al máximo es necesario adoptar una perspectiva más macro. Se trata de los procesos, herramientas y sistemas que implementa la organización.

Para obtener más información sobre las soluciones de SAP Concur y cómo pueden impulsar la productividad, lea la publicación en nuestro blog “The Connection Between T&E Tools and Organizational Productivity (La integración entre las herramientas de T&E y la productividad organizativa)”.