11 consejos para no salirte del presupuesto en viajes corporativos

Viajar por motivos de trabajo puede ser una experiencia emocionante y enriquecedora. Sin embargo, si no se tiene cuidado, los gastos de viajes de negocios pueden salirse del presupuesto y afectar a la empresa.

Para evitar desviaciones financieras innecesarias y garantizar que los viajes de negocios se realicen de forma eficiente y económica, es fundamental establecer una política clara y aplicar buenas prácticas en la administración de viajes corporativos.

En este artículo, presentaremos algunos consejos prácticos que le darán las herramientas necesarias para optimizar sus recursos, maximizar el valor de cada viaje, no salirse del presupuesto y contribuir al éxito financiero de su empresa.

¡Buena lectura!

11 requisitos de seguridad para no salirte del presupuesto en viajes corporativos

A continuación, le compartimos algunas estrategias que puede implementar en su empresa para no salirse del presupuesto en los gastos de viajes corporativos.

1. Planifique con anticipación

Además de aprovechar las mejores ofertas y tarifas, planificar con tiempo suficiente le permite comparar opciones y encontrar las más convenientes.

Investigue los mejores momentos para viajar en términos de temporada alta o baja, así como eventos locales que puedan afectar los precios y busque vuelos y alojamiento con descuentos anticipados.

La flexibilidad en las fechas de viaje también puede ayudarle a encontrar precios más económicos.

2. Establezca un presupuesto claro

Asegúrese de considerar todos los posibles gastos, como transporte terrestre, vuelos, alojamiento, comidas, gastos relacionados con el trabajo, entretenimiento, etc.

Establezca límites específicos para cada categoría y lleve un registro preciso de los gastos diarios para monitorear el progreso y evitar excederse.

3. Investigue opciones de transporte

No se limite a reservar solo vuelos. Investigue otras opciones de transporte, como trenes o autobuses, que podrían ser más económicas para el destino del viajero.

Compare precios y tiempos de viaje para considerar la relación costo-beneficio en términos de comodidad y ahorro. Además, considere el uso de servicios de transporte compartido como Uber o Lyft en lugar de taxis tradicionales, ya que a menudo son más asequibles.

4. Alojamiento económico

Además de los hoteles económicos, considere apartamentos de alquiler a corto plazo y utilice plataformas de reserva en línea para comparar precios y buscar rebajas.

También puede establecer acuerdos con hoteles que ofrezcan descuentos corporativos y aprovechar esas oportunidades para no salirse del presupuesto.

5. Controle los gastos de comida

Establezca un límite diario para gastos de comida y ofrezca a sus colaboradores una lista con restaurantes asequibles.

Si las reuniones de negocios incluyen comidas de trabajo, establezca acuerdos de colaboración con restaurantes que ofrezcan menús especiales o descuentos para empresas.

6. Evite gastos innecesarios

Antes de incluir o autorizar cualquier compra o actividad adicional, evalúe si es realmente necesario para el propósito del viaje de negocios.

Evite autorizar o incluir actividades costosas que no estén relacionadas con el trabajo.

7. Utilice los servicios de viajes corporativos

Si su empresa cuenta con un departamento de viajes corporativos, asegúrese de aprovechar sus servicios. Estos departamentos pueden tener acuerdos especiales con aerolíneas, hoteles y otras empresas de servicios que pueden brindarle tarifas corporativas y descuentos exclusivos.

Además, pueden ayudarle a encontrar opciones más económicas y manejar los detalles logísticos de su viaje.

8. Aproveche programas de lealtad y descuentos

Registrarse en este tipo de programas suele ser gratuito y le permite acumular puntos y millas en cada viaje, los cuales puede utilizar para obtener descuentos en futuros viajes, mejoras de categoría, acceso a salas VIP u otros beneficios.

Además, los programas de lealtad suelen ofrecer tarifas especiales con determinadas aerolíneas, hoteles u otras empresas de servicios relacionadas con los viajes.

9. Sea consciente de los gastos adicionales

El presupuesto de viaje corporativo debe contemplar, además de los gastos principales, como transporte, comida y alojamiento, los gastos adicionales que pueden surgir, como, por ejemplo, tarifas de equipaje en los vuelos, acceso a Wi-Fi en el hotel, llamadas telefónicas internacionales, servicio de lavandería y taxis o transporte local, entre otros.

10. Informe sus gastos

Asegúrese de cumplir con los procedimientos y políticas de gastos establecidos por la empresa. Esto implica:

• Guardar y registrar adecuadamente todos los recibos y comprobantes de gastos.
• Presentar un informe de gastos preciso y completo al regresar.
• Verificar los requisitos y plazos establecidos para la presentación de informes y solicitudes de reembolso.

11. Haga uso de la tecnología

Los software de gestión de viajes corporativos son herramientas diseñadas para ayudar a las empresas a administrar de manera más eficiente y efectiva sus procesos de viajes.

Estas soluciones ofrecen una variedad de funciones que pueden ayudar a las organizaciones a no salirse del presupuesto y evitar el fraude en los viajes de negocios, ya que permiten establecer los siguientes controles:

• Políticas de gastos y presupuestos: el software ayuda a hacer cumplir estas políticas y proporciona alertas cuando se excede el presupuesto asignado.
• Aprobación de viajes: garantizan un proceso de aprobación automatizado y si un viaje excede los límites establecidos, el software puede enviar notificaciones de alerta y requerir una aprobación adicional.
• Reservas centralizadas: centralizan las reservas en una plataforma única y esto permite a la empresa tener un mayor control sobre los gastos y aprovechar acuerdos preferenciales con proveedores de servicios de viajes.
• Seguimiento de gastos: registran y rastrean todos los gastos relacionados con los viajes de los colaboradores. Esto permite una mayor visibilidad de los gastos en tiempo real y facilita la identificación de cualquier anomalía o gasto no autorizado.
• Integración con tarjetas de crédito corporativas: esta integración simplifica el proceso de conciliación de gastos, ya que los cargos realizados con las tarjetas se pueden asociar directamente a los viajes y se registran automáticamente en el sistema, minimizando la posibilidad de errores, fraudes y malversaciones.

¡Esto es todo!

No salirse del presupuesto en los viajes corporativos requiere planificación cuidadosa, comparación de precios inteligente y un control constante de los gastos.

Combinar herramientas tecnológicas con políticas sólidas y una supervisión adecuada le permitirá optimizar recursos, proteger activos de la compañía, reducir significativamente el riesgo de fraude en los viajes corporativos y contribuir al éxito financiero de la empresa.

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