Las herramientas y el enfoque adecuados mejoran la visibilidad y el control de los gastos

Controlar y ver los gastos de su compañía siempre ha sido importante, y aún más con la incertidumbre y cambios en los últimos años. Aunque muchas compañías han automatizado y mejorado los procesos, siguen existiendo muchas oportunidades para lograr una mejor visibilidad, eficiencia, cumplimiento e información.

Con las herramientas y la estrategia adecuadas, su compañía puede superar desafíos comunes que oscurecen su visión y hacen más difícil gestionar adónde van los dólares. Por ejemplo, ¿puede ver gastos para eventos y compras directas de proveedores, o acaso los procesos desconectados, los cuellos de botella y los datos incompletos oscurecen su visión y obstaculizan su estrategia financiera?

Siete formas de aumentar la visibilidad y el control del gasto

Lea la lista de verificación de siete capacidades que las herramientas modernas de gestión de gastos deben tener para proporcionar a los líderes financieros visibilidad de los gastos y aumentar el control de costos.  

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 Maneras clave para mejorar su visibilidad y control de los gastos

Adoptar soluciones inteligentes y tomar medidas para simplificar los procesos ayuda a aclarar el panorama de gastos y a preparar su negocio para el cambio; tenga la seguridad de que llegará, incluso si no puede predecir cómo será.

Busque siete capacidades al considerar soluciones de gestión de gastos. Sus soluciones:

1. ¿Consolidan los datos en una única plataforma? Reunir los datos de gastos, viajes y facturas en una solución accesible como la plataforma SAP Concur garantiza que los procesos y la tecnología de gastos, datos y cumplimiento no estén fragmentados. Casi 4 de cada 5 – 78% – de los responsables de la toma de decisiones de T&E prefieren una plataforma centralizada.¹
2. ¿Capturan cada reserva de viaje? Los gastos pueden ser invisibles cuando las reservas se realizan fuera de su herramienta de reservas corporativa. Con Concur TripLink, puede realizar transacciones de viaje desde sitios de proveedores y otras fuentes y reunir información de viajes, viajeros e itinerarios.
3. ¿Integran los datos de viajes, gastos y facturas a su ERP? Su compañía obtiene datos casi en tiempo real que amplían su capacidad para ver, controlar y analizar los gastos. Solo entonces puede gestionar mejor el flujo de caja y tomar decisiones de gastos más inteligentes.
4. ¿Automatizan el kilometraje? Utilice una herramienta con GPS como Drive para hacer seguimiento automático de los viajes de los empleados. Su compañía toma el control y obtiene el control sobre un gasto complicado que frustra a los empleados y es propensa a gastar de más y al fraude.
5. ¿Empoderan a los gerentes de presupuestos? Una herramienta optimizada como Budget utiliza un tablero de control y proporciona imágenes e información fáciles de seguir que permiten a los gerentes hacer seguimiento de los gastos con menos molestias y les alerta cuando los dólares se están acercando a sus límites. Puede avanzar en el proceso de presupuesto con Concur Request, que le permite aprobar gastos antes de que ocurran.
6. ¿Aprovechan las herramientas de inteligencia artificial? Con inteligencia artificial, las compañías pueden contabilizar con precisión los recibos con ExpenseIt, revisar los gastos para verificar el cumplimiento y marcar excepciones para el seguimiento humano con Verify y establecer un registro de auditoría para el control del presupuesto, los impuestos y el posible fraude.
7. ¿Ofrecen analítica avanzada y personalizada? Los tableros e informes estándar y personalizables lo ayudan a administrar los gastos con precisión, detectar tendencias y desarrollar pronósticos. Intelligence proporciona más de 180 informes y tableros que se pueden personalizar, mientras que los expertos en informes de Consultative Intelligence lo ayudan a profundizar con informes y perspectivos adaptados a las necesidades de su compañía.

Juntas, en una única plataforma, las capacidades lo ayudan a hacer seguimiento de hacia dónde va el dinero, identificar posibles ahorros, hacer mejores tratos con los proveedores, evaluar sus políticas de gastos y adoptar rápidamente cambios que aumentan el cumplimiento.

Lea más para obtener control y claridad

Obtenga más información sobre cómo un enfoque informado y las soluciones de SAP Concur pueden mejorar su gestión de gastos y adaptabilidad:

• Conozca los cinco principales desafíos presupuestarios para las organizaciones y la clave para controlar el gasto fuera de alcance, los datos incompletos y los procesos ineficientes.
• Lea Haga que cada dólar de sus viajes cuente para obtener una visión más profunda de las soluciones, aplicaciones y servicios de gestión de viajes y gastos de SAP Concur.
• No olvide obtener la lista de verificación de las siete maneras de aumentar la visibilidad y el control sobre el gasto.

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   Empower the Future of Work with Intelligent Travel and Expense Solutions, Forrester Consulting, 2023.