Experiencia del Empleado
La integración entre las herramientas de T&E y la productividad organizativa
Sigue habiendo una percepción persistente entre los empleados de que las soluciones de viajes y gastos (T&E) de la compañía ralentizan las cosas.
En la primera Encuesta global de viajes de negocios de SAP Concur, publicada en 2019, preguntamos a los viajeros de negocios de todo el mundo si preferirían que les arreglaran una caries o completar un informe de gastos. Casi uno de cada cuatro (24%) dijo que preferiría soportar las molestias dentales en lugar de detallar los gastos y contabilizar los recibos.
En 2023, preguntamos a los viajeros de negocios de todo el mundo cuál es la etapa más estresante de los viajes de negocios, y el 43% dijo los preparativos, incluida la planificación, reserva y organización del viaje. Casi una cuarta parte (24%) dijo la parte posterior al viaje, incluido el proceso de presentación de informes de gastos.
Pero lo curioso es que, según nuestra encuesta de 2023, la mayoría de los viajeros de negocios (64%) afirmaron que no estaban utilizando una herramienta de la compañía para reservar viajes. ¿Qué beneficios están perdiendo los viajeros de negocios y, a su vez, sus organizaciones, al optar por utilizar métodos de reserva alternativos suponiendo que son más rápidos y fáciles?
Las investigaciones sugieren que las herramientas de T&E mejoran la productividad, lo que les da a los empleados tiempo para centrarse en otro trabajo. Un análisis de IDC de clientes selectos de SAP Concur descubrió que el tiempo necesario para reservar un viaje se redujo en un 54% cuando se utilizaron soluciones de SAP Concur como Concur Travel. Los empleados pudieron completar sus informes de gastos un 43% más rápido después de que Concur Expense estuviera disponible, y el tiempo de reembolso se redujo a la mitad.
Las herramientas de T&E también mejoran la experiencia del gerente de viajes. En nuestra Encuesta global de viajes de negocios de SAP Concur de 2024, el 38% de los gerentes de viajes afirmaron que el hecho de que los empleados no reserven ni actualicen sus planes de viaje utilizando herramientas de la compañía hará que su trabajo sea más difícil en los próximos 12 meses. El 37% dijo que apoyar el deber de protección del viajero sin visibilidad en todos los viajes está dificultando que tengan éxito en su función. El uso de herramientas de T&E de la compañía no solo aumenta la productividad de los viajeros de negocios, sino también la de los equipos de viajes y finanzas.
La productividad es una consideración importante asociada a la integración de la tecnología de inteligencia artificial generativa en herramientas y flujos de trabajo, y T&E no son la excepción. Nuestra encuesta de 2024 reveló que al 64% de los gerentes de viajes de todo el mundo le gustaría que se utilizara la inteligencia artificial para automatizar al menos algunas de sus responsabilidades. El 95% de los viajeros de negocios consideraría utilizar la automatización impulsada por inteligencia artificial para respaldar sus tareas, que incluyen:
- Proporcionar orientación sobre bienestar y seguridad (37%).
- Asistencia para visados y documentación (37%).
- Captura y elaboración de informes de gastos (37%).
- Encontrar opciones de viaje sostenibles (37%).
- Cumplimiento de la política de viajes de su organización (35%).
- Comprar las opciones y hacer una reserva (35%).
- Hacer cancelaciones o recomendaciones de cambio de reserva de abastecimiento (34%).
SAP Concur ya está incorporando inteligencia artificial generativa en sus soluciones. Por ejemplo, una reciente adición, Request Assistant en Concur Request, ahorra tiempo y esfuerzo a los empleados al proporcionar estimaciones de costos inteligentes para un viaje.
Además, muchas de las principales características que los viajeros de negocios encuestados dicen que son fundamentales en una herramienta de reserva están disponibles fácilmente en las soluciones de SAP Concur y cada vez son más estándar: cambio de reserva fácil o cambios debido a cancelaciones o demoras, la capacidad de usar el escritorio o el móvil para reservar o actualizar viajes, la capacidad de comparar todas las opciones de viaje disponibles en una única herramienta de reserva, integraciones con otras herramientas del lugar de trabajo para hacer más fácil el trabajo administrativo, como los informes de gastos, y más.
De acuerdo con las organizaciones entrevistadas en el estudio de IDC, se produjo una reducción del 48% en los costos de tiempo del usuario asociados con la reserva de viajes y la elaboración de informes de gastos después de adoptar las soluciones de SAP Concur. Las mejoras en la productividad de los empleados ahorraron en última instancia a estas organizaciones alrededor de 777,000 USD anuales en costos relacionados con viajes y gastos.
Entonces, ¿cómo pueden las organizaciones capacitar a los empleados para que aprovechen las ventajas de productividad de las herramientas de T&E de la compañía, entendiendo que casi dos tercios de ellas no lo están haciendo actualmente?
- Asegúrese de que los empleados se sientan cómodos usándolas. A medida que aumenta la adopción de la inteligencia artificial, por ejemplo, casi dos de cada cinco viajeros de negocios en nuestra encuesta de 2024 (38%) expresaron interés en la capacitación proporcionada por la compañía sobre cómo utilizar las opciones habilitadas por inteligencia artificial para reservar viajes de negocios.
- Recuerde a los empleados las funciones útiles de las herramientas de T&E de la compañía, que incluyen aplicaciones móviles y opciones de ahorro de tiempo como Request Assistant.
- Proporcione a los empleados opciones aprobadas por la compañía, como usar Concur TripLink cuando un viaje justifica reservar directamente en el sitio web de un proveedor.
Para obtener más información sobre las soluciones de T&E de SAP Concur y sus ventajas para la compañía, haga clic aquí.
