La eficiencia y la agilidad crecen a medida que amplía la automatización a Cuentas por pagar

Los departamentos de Cuentas por pagar que carecen de automatización y procesos coherentes gastan cuatro veces más en el procesamiento de facturas, lo queconsume13 horas a la semana por miembro del equipo.¹ No es de extrañar que los controladores califiquen a Cuentas por pagar como la función financiera que demanda más recursos.²

Y con el 64% de los responsables de la toma de decisiones que afirman que sus compañías están sintiendo presión para gestionar de forma más eficaz los costos y recursos,³ las estadísticas como esas hacen que Cuentas por Pagar sea un buen objetivo para la automatización, que puede aumentar la eficiencia, el control, las perspectivas y la agilidad. Nuestro nuevo manual electrónico explora las formas en que las compañías pueden beneficiarse de añadir Concur Invoice a la solución Concur Expense, lo que da como resultado una gestión de gastos más automatizada, conectada y productiva.

Ampliación de la automatización de Cuentas por Pagar

Descubra cómo combinar Concur Invoice con Concur Expense para automatizar los procesos de Cuentas por pagar puede llevar a su compañía del papel a la productividad y hacer que sea más eficiente y esté lista para el cambio.

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 Al ampliar su plataforma, la automatización le permite reemplazar un proceso manual engorroso que a menudo se realiza en papel, en hojas de cálculo y por correo electrónico. Es un proceso en el que los costos pueden ser más altos de lo esperado y pueden dejar a su compañía menos preparada para el futuro.

Al automatizar Cuentas por pagar con soluciones de SAP Concur, puede:

• Adelantarse a los presupuestos y costos a medida que la inteligencia artificial y el machine learning convierten PDF y correos electrónicos en facturas digitales, capturan rápidamente la información de gastos y aumentan la visibilidad. 
• Aprovechar el potencial de la inteligencia artificial con soluciones que utilizan nuestro amplio conjunto de datos para revelar oportunidades de ahorro y analizar transacciones para generar recomendaciones específicas de mejora.
• Reforzar el control aplicando automáticamente políticas y reglas de aprobación, mientras que el sistema compara automáticamente facturas, órdenes de compra y los bienes y servicios entregados.
• Adaptar los procesos y planes en toda la compañía a través de una sola plataforma conectada que puede adaptarse a diferentes unidades de negocios en diferentes ubicaciones y escalar a medida que lo hace.

¿Cuáles son las mejores prácticas de un procesamiento de facturas eficiente?

Al considerar una solución Invoice, es beneficioso saber dónde se encuentra su compañía y a qué debe aspirar; en otras palabras, las mejores prácticas.

Puede comenzar con una auditoría interna para evaluar cosas como cuántas facturas vienen en papel y deben escanearse, qué cantidad de datos es necesario volver a ingresar, el número de facturas duplicadas y cuánto tiempo tardan en detectarse, y si los detalles de las facturas se integran fácilmente con otros datos de los gastos.

A continuación, mida el costo real del proceso, determinando factores como el importe medio por factura, el costo por hora por empleado, el tiempo dedicado a excepciones y, por supuesto, el total general. Entre los pasos adicionales se incluye encontrar las ineficiencias en su proceso actual, hacer que las herramientas utilizadas sean móviles, encontrar formas de ahorrar tiempo, centralizar dónde se envían las facturas y utilizar pagos virtuales, por ejemplo, y detener los costos críticos, como los cargos por pago atrasado.

¿Cómo se verán mis días después de la automatización?

Los aspectos básicos diarios de Cuentas por pagar permanecerán una vez que automatice el procesamiento de facturas. Llegarán las facturas, se programarán los pagos y los proveedores cobrarán su dinero. Lo que cambia es el cómo y la rapidez, lo que da tiempo para otros trabajos gratificantes.

Mejorará la capacidad de supervisión de proveedores de gran volumen, junto con los datos para buscar posibles descuentos de ellos. La información integral extraída de los recibos y los informes de gastos es visible en los tableros de control donde puede supervisar los presupuestos y establecer registros de auditoría y cumplimiento. Del mismo modo, con una imagen más completa del gasto y el flujo de caja, puede asesorar mejor a otros líderes de la compañía.

¿Cómo puedo justificar la automatización de Cuentas por pagar?

Conociendo bien el tiempo y la energía que el punto de acceso tarda en su compañía, es posible que ya esté convencido de ampliar la automatización. Sin embargo, es posible que otros tengan que ser persuadidos, preocupados por la inversión o simplemente aferrados a la creencia de que el statu quo funciona bien.

La justificación implica reunir datos, como que añadir una solución de gestión de facturación ahorra 15 USD por factura y un estimado de 134 horas semanales para los equipos de contabilidad y financieros.⁴ Y contar con el apoyo de las partes interesadas clave es esencial, desde los principales ejecutivos que desean pruebas de que las operaciones mejorarán hasta el equipo de TI que se pregunta sobre la implementación, pasando por los gerentes que necesitan estar convencidos de que sus jornadas laborales realmente serán más fáciles.

Obtenga más información sobre las ventajas de la automatización

• Descargue el libro electrónico Ampliación de la automatización a las Cuentas por pagar para obtener más información sobre las ventajas combinadas de nuestras soluciones de facturas y gastos.

• Obtenga la guía de 10 pasos para un procesamiento de facturas de proveedores eficiente para descubrir cómo las compañías pueden reinventar Cuentas por pagar desde el principio y perfeccionar su capacidad para encontrar oportunidades, mejorar la eficiencia y estar listas para el cambio.
• Consulte nuestra infografía, Amy logra resultados con las soluciones de SAP Concur para ver cómo la automatización puede afectar, y facilitar, cada día en su compañía.
• Lea Desarrollar un caso de negocios para la automatización para conocer los pasos necesarios para asegurar la aceptación en su compañía.

1, 2. How Automation Reduces the Cost of Invoice Processing and Disbursements, Institute of Finance & Management, 2023.

3. Empower the Future of Work with Intelligent Travel and Expense Solutions, a commissioned study conducted by Forrester Consulting on behalf of SAP Concur, May 2023 (Impulse el futuro del trabajo con soluciones inteligentes de viajes y gastos, un estudio por encargo realizado por Forrester Consulting en nombre de SAP Concur, mayo de 2023).

4. Estudio de gestión de facturación de proveedores, gastos y viajes, Analysys Mason 2022.