Sistemas de gestión en la nube para empresas: ¿por qué son la mejor opción?

La gestión en la nube ha transformado la forma en que las empresas gestionan sus operaciones diarias. Esta solución no solo responde a la evolución tecnológica, sino también a las crecientes necesidades de las empresas que buscan reducir costos, optimizar sus procesos y garantizar la accesibilidad desde cualquier lugar.

Para muchas organizaciones, especialmente aquellas que enfrentan problemas de falta de productividad, sobrecarga administrativa y dificultad para adaptarse a entornos cambiantes, los sistemas de gestión en la nube representan más que una simple transformación digital: son herramientas clave para alcanzar la flexibilidad y escalabilidad necesarias.

Pero, ¿qué son exactamente estos sistemas de gestión en la nube y por qué se presentan como la mejor opción para su empresa? A lo largo de este artículo, exploraremos en detalle cómo funcionan y cuáles son sus ventajas. Además, profundizaremos en cómo estas plataformas pueden resolver los puntos de dolor comunes que enfrentan las empresas, mejorando su competitividad en un mercado tan dinámico.

¿Qué son los sistemas de gestión en la nube y cómo funcionan?

Los sistemas de gestión en la nube son plataformas donde las empresas pueden gestionar múltiples procesos, como finanzas, inventarios, recursos humanos, ventas y mucho más, a través de servidores externos.

Estos servidores, no están ubicados precisamente en las instalaciones físicas de la empresa, sino que se encuentran hospedados en la nube del proveedor. Desde allí, son accesibles con cualquier dispositivo conectado a Internet, lo que permite operar ágilmente de manera remota.

A diferencia de los sistemas tradicionales que requieren una infraestructura física y mantenimiento constante, los sistemas en la nube están gestionados por proveedores externos. De este modo, el negocio queda libre de estas responsabilidades y otros costos que pueda ocasionar una estructura de tal magnitud.

Por ejemplo, todas las herramientas de big data, ciberseguridad, gestión de gastos corporativos y muchas más es posible administrarlas desde una plataforma centralizada con tecnología SaaS, de manera flexible y, por supuesto, escalable.

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Beneficios clave de los sistemas de gestión en la nube para las empresas

Los sistemas de gestión en la nube han transformado para mejor la dinámica que usan las empresas para gestionar sus recursos, procesos y personas.

Aquí analizamos las 5 principales ventajas que los hacen la mejor opción para las empresas actuales:

1. Reducción de costos y mejora en la eficiencia operativa

Una de las mayores ventajas que recibe una empresa al adoptar sistemas de gestión en la nube es la reducción de costos. Con esta herramienta, ya no es necesario realizar grandes inversiones en servidores físicos, actualizaciones costosas de software o en personal dedicado exclusivamente al mantenimiento de sistemas, por ejemplo.

Con una suscripción mensual o anual, su empresa puede tener acceso a herramientas avanzadas sin los gastos asociados a la infraestructura donde funciona.

Por otro lado, al automatizar tareas repetitivas, los sistemas de almacenamiento en la cloud reducen costos gracias a que permiten a su equipo centrarse en actividades más estratégicas.

Por ejemplo, puede integrar herramientas que automaticen la contabilidad de servicios y la rendición de gastos, para reducir el tiempo que su equipo destina a estas tareas y, al mismo tiempo, minimizar el margen de error.

2. Acceso remoto y colaboración en tiempo real

Al tener un sistema de gestión empresarial en la nube, evidentemente, los datos generados y necesarios para las operaciones de la organización no se encuentran en dispositivos físicos dentro de las instalaciones.

Este aspecto permite que los gerentes y directivos puedan acceder a toda la información de la empresa a través de cualquier dispositivo móvil como teléfonos, tabletas o computadoras portátiles sin importar el lugar en dónde se encuentren: mientras cuenten con una conexión a internet, siempre podrán visualizar las actividades internas o acceder a la base de datos e información financiera, entre muchas otras cosas.

En otras palabras, esta accesibilidad permite a los empleados colaborar en tiempo real sin importar su ubicación, facilitando la comunicación y coordinación entre diferentes departamentos, gerentes y filiales.

Sustancialmente, la colaboración entre equipos se optimiza, aumentando la productividad y reduciendo errores asociados con la duplicación de datos, versiones desactualizadas de documentos entre otros.

3. Escalabilidad y flexibilidad en la gestión de recursos

Uno de los mayores retos para las empresas es gestionar el crecimiento. Con un sistema de gestión en la nube, su empresa puede escalar sus operaciones sin la necesidad de grandes inversiones adicionales

Los servicios de tecnologías de la información pueden ir modificándose según el desempeño que logren, lo cual garantiza que su organización pueda operar sin provocar cuellos de botella. Es decir, a medida que su negocio crece, puede agregar nuevas funcionalidades o expandir la capacidad de almacenamiento de forma rápida y eficiente.

Además, la flexibilidad es clave: si su empresa necesita reducir el uso de ciertos servicios, los sistemas en la nube pueden ajustar las funcionalidades de manera simple y acorde a las necesidades actuales. Esto reduce recursos como servicios que no se están utilizando y evita gastos innecesarios.

4. Seguridad y respaldo de datos

Muchos piensan que al no tener la información de los sistemas de gestión dentro de la empresa se corren más riesgos de daño, pérdida, sustracción o robo de información, pero no hay nada más alejado de la realidad que eso.

Los proveedores de soluciones en la nube invierten en tecnología avanzada para proteger los datos de sus clientes. Esto incluye encriptación, autenticación multifactor y monitoreo constante para detectar posibles amenazas, por nombrar solo algunas.

Además de las distintas capas de seguridad que usan estos sistemas para proteger la información, también están preparadas en caso de fallas técnicas o desastres. Los sistemas de gestión en la nube ofrecen respaldo automático de datos para garantizar que su información esté siempre segura y disponible para su recuperación.

Este nivel de seguridad y respaldo supera, en muchos casos, a lo que una empresa podría implementar internamente sin incurrir en costos muy elevados.

5. Actualizaciones constantes

Un sistema de gestión empresarial en la nube, siendo un software como servicio, tiene un soporte digital constante que no depende de actualizaciones manuales.

Constantemente, los productos y soluciones que son parte de este tipo de tecnologías contarán con las correcciones de seguridad, de experiencia de usuario y de productividad de manera automática para facilitar los flujos de trabajo de las organizaciones.

Cómo seleccionar el sistema de gestión en la nube adecuado para su empresa

Hasta aquí tiene todo lo necesario para comprender el porqué de la importancia de implementar un sistema de gestión en la nube. Pero, ¿cómo saber cuál es el más adecuado para su empresa?

Es esencial considerar varios factores antes de elegir un proveedor de o un sistema de gestión en la nube, todo dependerá de las necesidades específicas de cada empresa. Estos son los 4 aspectos claves a evaluar:

1. Funcionalidades específicas: asegúrese de que el sistema que elija cubra todas las áreas operativas que necesita gestionar, desde clasificación de contabilidad hasta recursos humanos o inventario.
2. Integración con sistemas actuales: antes de tomar una decisión verifique que el sistema que desea elegir sea compatible y acepte integraciones simples con las herramientas y plataformas que su empresa ya está utilizando.
3. Soporte y servicio: ¿qué tan eficiente es la atención al cliente? Verifique que su proveedor ofrezca soporte técnico eficiente y un equipo disponible para resolver cualquier problema o duda que pueda surgir durante la implementación o el uso del sistema.
4. Costo y escalabilidad: tenga en consideración un sistema que le permita escoger un plan que se adapte a sus necesidades principales y luego escalar a un plan con mejores y más funciones.

Pasos para implementar un sistema de gestión en la nube en su empresa

La transición a un sistema de gestión en la nube puede parecer desafiante. Pero no se preocupe, con una planificación adecuada puede ser un proceso fluido y exitoso. Siga estos pasos para implementarla efectivamente:

1. Evaluar las necesidades de su empresa: determine qué áreas de su negocio necesitan ser gestionadas en la nube y qué funcionalidades son indispensables.
2. Seleccionar al proveedor adecuado: investigue diferentes proveedores y seleccione aquel que mejor se ajuste a las necesidades de su empresa y ofrezca el mejor soporte.
3. Formar a su equipo: asegúrese de que todos los empleados comprendan cómo utilizar el nuevo sistema y sus beneficios.
4. Migrar los datos de manera segura: asegúrese de realizar la migración de datos de manera ordenada y segura, contando con copias de seguridad en todo momento.

Un sistema de gestión en la nube: flexibilidad, economía y seguridad

En definitiva, los sistemas de gestión en la nube ofrecen un sinfín de beneficios a las empresas cuando deciden adoptarlas. Pero lo más representativo es: la flexibilidad, la reducción de costos y la seguridad que brinda en la gestión de cualquier proceso que ponga en marcha la empresa.

Es evidente que la nube es una opción viable destinada a ser el estándar en la gestión empresarial.

Si está considerando la transición a un sistema en la nube, ahora es el momento de aprovechar las ventajas que estas tecnologías ofrecen. ¡Agende una cita con nuestro equipo experto! Y descubra todas las soluciones que SAP Concur tiene para su negocio.