Reducción de costos: 7 formas de lograrlo

Si queremos que nuestra empresa crezca de manera sostenible y alcance niveles de ganancias más expresivos, debemos prestar atención en la gestión de gastos. Analizar, reducir y eliminar los costos que no tienen sentido suele ser una tarea menos complicada cuando contamos con un sistema intuitivo y fácil de lidiar.

A medida que la competencia crece y, en consecuencia, los márgenes de ganancia se reducen, los gestores corporativos se ven presionados a revisar los gastos sin perder cuidado de la calidad de sus productos o servicios.

De hecho, el fundamento de una buena administración de gastos es “hacer más con menos”, es decir, obtener resultados similares (o mejores) con un menor presupuesto.

Sabemos que encontrar las áreas dónde se pueden hacer estos ajustes sin afectar la operación ni la experiencia del cliente suele ser un gran desafío.

Por eso, decidimos crear un contenido aportando las 7 mejores estrategias para promover una gestión de gastos más efectiva sin afectar la calidad, eficiencia y, sobre todo, la experiencia de los consumidores.

1. Optimización de los procesos internos

Iniciamos con un consejo intuitivo, pero que genera muchas dudas a la hora de ponerlo en práctica.

Al optimizar los procesos internos, la empresa logra eliminar los cuellos de botella, así como las redundancias derivadas de las operaciones diarias.

De hecho, al poner en marcha una excelente gestión de gastos la empresa logra evaluar mejor sus flujos de trabajo, detectar ineficiencias en sus procedimientos y poner en marcha mejoras.

Una de las formas más adecuadas de mejorar las dinámicas internas y minimizar los costos es:

Mapear los procesos

Antes de implementar cambios en las operaciones, vale la pena analizar todas las etapas, desde el ingreso de la materia prima hasta la logística reversa de los productos y la administración de los viajes corporativos. 

Al conocer todos los procesos, analizando sus puntos fuertes, cuellos de botella y puntos de mejora, es más fácil estructurar un plan enfocado en la reducción de costos y optimización de las operaciones.

Automatizar las tareas

Adoptar herramientas como aplicaciones y sistemas permite automatizar las tareas sencillas y repetitivas. 

Al hacerlo, la empresa no solo reduce la carga de trabajo de los funcionarios de diversas áreas como contable, de recursos humanos y financiera, sino que también reduce la necesidad de contratar personal en épocas de pico y repetir procesos por errores humanos, así como optimiza el uso de recursos, especialmente, los financieros.

Invertir en la capacitación

Capacitar a los colaboradores para que apliquen metodologías más ágiles y sepan usar la tecnología es fundamental para acelerar los procesos y, por ende, minimizar el tiempo de ejecución de las tareas.

Por ejemplo, si una empresa usa un software de gestión de viajes corporativos, puede automatizar una serie de actividades como comparar precios de boletos, al paso que logra optimizar su cumplimiento.

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Mientras invierte en el futuro, también es esencial tener visibilidad de sus gastos para poder controlar los presupuestos y saber adónde va su dinero.

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2. Negociación con proveedores

El control de los precios de los proveedores es una medida clave para asegurar una gestión de gastos más efectiva.

En este sentido, debemos tener en cuenta que una pequeña oscilación de precios en múltiples insumos puede generar un impacto significativo en las cuentas corporativas, especialmente, cuando el negocio no quiere repasar ese incremento a los clientes.

Más allá de negociar intuitivamente con los proveedores, recomendamos que verifique la posibilidad de ampliar su portafolio de partners siempre minimizando los efectos sobre la calidad.

Así pues, vale la pena considerar las siguientes medidas:

Comparar precios

Antes de seleccionar un proveedor, investiga el mercado para conocer los precios estándares y las ofertas más atractivas.

Solicitar descuentos por volumen

Una muy buena idea es negociar precios más bajos firmando contratos a largo plazo o comprando por mayor.

Priorizar los contratos flexibles

Otro punto que debes negociar es el ajuste de los precios de acuerdo con las oscilaciones en la demanda y los pagos diferidos.

Por ejemplo, una industria puede negociar con su proveedor de materia prima una reducción en los precios en virtud de la cantidad comprada o del tiempo de contrato de provisión.

3. Implementación de tecnología para la automatización

La tecnología cumple un papel muy importante en la reducción de costos, tanto directa como indirectamente.

De hecho, la adopción de herramientas posibilita automatizar una serie de tareas repetitivas, lo que conlleva a una mayor productividad y, en consecuencia, a la disminución de los costos.

Fíjese que al adjudicar tareas sencillas a sistemas, la empresa disminuye la necesidad de contratar personal y reduce drásticamente la carga de trabajo de sus colaboradores. 

Esto impulsa la satisfacción, retención y lealtad de los colaboradores, lo que disminuye los gastos involucrados con la selección de nuevos profesionales y su entrenamiento.

Pero, al final, ¿cuáles son las mejores herramientas de automatización?

Sistema de gestión empresarial (ERP)

Estos sistemas ayudan a integrar las operaciones comerciales, desde el área contable hasta la gestión de inventarios, optimizando así los procesos y minimizando los errores humanos.

Software de customer relationship management (CRM)

Es la mejor alternativa para reducir los gastos inherentes al contacto y gestión de clientes. Son útiles para los sectores de ventas y marketing, pues permiten atender a los clientes sin la constante intervención de los equipos de trabajo.

Robots de producción

Para la manufactura, la adopción de robots para llevar a cabo procesos repetitivos o peligrosos permite mejorar la eficiencia y, consecuentemente, reducir los costos operativos.

Por ejemplo, al usar un sistema que gestione los pedidos, el inventario y las comunicaciones con los clientes, las empresas disminuyen la necesidad de personal en el sector de ventas, al paso que acelera el procesamiento de pedidos.

4. Reducción de costos laborales sin afectar la plantilla

Los costos inherentes a la plantilla pueden ser muy elevados. La buena noticia es que reducirlos no siempre significa despedir empleados. A continuación, presentamos algunas salidas:

Teletrabajo

La implementación del trabajo remoto permite reducir los costos de infraestructura, ya que las personas pueden ejercer su función desde la casa. 

El trabajo híbrido, mezclando la instancia presencial y la remota, también puede ser una excelente alternativa.

Incremento de la productividad

Adopta sistemas de recompensa o bonificaciones para incentivar el buen desempeño de los equipos de trabajo.

Revisión de salarios y beneficios

Es importante revisar la remuneración de los profesionales para asegurar que se encuentran alineados con su desempeño y con el mercado. Esto ayudará a mantener la competitividad sin perder la motivación.

Un buen ejemplo de esta técnica es un negocio que adopta el teletrabajo para reducir los gastos derivados de energía, alquiler, entre otros, sin afectar la calidad de su atención al cliente y servicio.

5. Eficiencia energética y sostenibilidad

Promover las prácticas sostenibles y la eficiencia energética es imprescindible para una gestión de gastos eficiente. Más allá de contribuir con la sociedad, estas organizaciones logran ampliar sus márgenes de ganancias.

Compra de equipamientos modernos y eficientes

Para alcanzar un buen nivel de estrechamiento de costos, vale la pena invertir en equipos eficientes sustituyendo máquinas e insumos antiguos por opciones más modernas y alineadas con el bajo consumo energético.

Luces LED, refrigeración de bajo consumo, electrodomésticos de alta eficiencia, son las opciones ideales para mitigar costos y asegurar buenos resultados.

Uso de energías renovables

Asimismo, vinculamos este consejo al uso de las energías renovables, como paneles solares y turbinas eólicas, disminuyendo así, la necesidad de contar con fuentes externas costosas.

6. Control y reducción de inventarios

Mantener un exceso de inventario puede acarrear costos adicionales vinculados con el mal almacenamiento, deterioro, así como la obsolescencia de productos.

Entre las mejores medidas para promover la reducción de gastos en el ámbito de los inventarios son: 

Administración en tiempo real

Usar un software de gestión de inventarios permite acompañar las entradas y salidas de forma más precisa y en tiempo real, realizando compras basadas en la demanda real.

Metodología just-in-time

Vale la pena definir una estrategia basada en la compra de materia prima, insumos o productos solamente cuando sean necesarios.

Promociones y ofertas

Estas técnicas son muy útiles para reducir el inventario cuando los productos están a punto de caducar. Además de evitar las pérdidas, esto permite liberar los espacios.

Por ejemplo, al constatar que sus clientes no están comprando un determinado pantalón, una tienda de vestuario puede lanzar una promoción ofreciendo el producto con un descuento imperdible, apalancando así, su venta.

7. Externalización de funciones claves

Al detectar que una empresa presenta procesos no clave, es recomendable que externalice contratando empresas para llevarlos a cabo. 

Así pues, los equipos pueden centrarse en funciones relacionadas con la actividad principal y que, de hecho, requieran su atención, lo que confluye en una reducción en los costos.

Algunas formas de reducir los costos externalizando son:

Identificar funciones no estratégicas

Vale la pena externalizar las funciones que no están directamente vinculadas con la actividad principal de la empresa como el soporte técnico, la limpieza y la contabilidad. 

Tenga en cuenta que es menos costoso contratar una empresa especializada que pagar los derechos laborales y remuneraciones.

Priorizar los contratos flexibles

Recomendamos negociar contratos con proveedores que ofrezcan precios competitivos y flexibilidad de los servicios.

Seleccionar proveedores expertos

Consiste en buscar empresas o profesionales freelancers expertos en ciertas funciones, en vez de contratar más personal.

Por ejemplo, una empresa de tecnología recurre a un profesional experto en marketing de contenidos para crear las publicaciones de su blog y asegurar un buen posicionamiento en Google.

La clave es promover una excelente gestión de gastos

Reducir los costos es el mejor camino rumbo a una empresa más rentable, competitiva y eficiente. 

Las 7 estrategias que hemos presentado a lo largo de nuestro contenido, son medidas muy eficientes para lograr una gestión de gastos más efectiva en diferentes sectores corporativos y un control financiero más riguroso.

No obstante, para garantizar buenos resultados, recomendamos que lo haga de forma gradual, evaluando cada nuevo paso y tratando de mantener una buena calidad del servicio, así como satisfacción del cliente.

Al concluir nuestro contenido, podemos decir que una administración de costos adecuada combinada con el uso adecuado de los recursos contribuye en gran medida con las operaciones del negocio, lo que conlleva a una mayor competitividad y rentabilidad.

Si quiere conocer las mejores herramientas para llevar la eficiencia de costos al siguiente nivel, recomendamos que entre en contacto con nuestros agentes. ¡Estamos listos para ayudarle a reducir los costos y mejorar los resultados de su empresa!