La Continuidad del Negocio
¿Cómo crear un Plan de Continuidad del Negocio?
Con los avances tecnológicos, el entorno empresarial es cada vez más dinámico, dejando un escenario lleno de imprevistos y cambios constantes. Por ello, contar con un Plan de Continuidad del Negocio (PCN) no es una opción, es una necesidad para las empresas.
Toda empresa es vulnerable a interrupciones que pongan en riesgo su estabilidad y continuidad de operaciones. Desde fallas en el sistema y accidentes laborales, hasta desastres naturales, una crisis puede ocasionar el paro completo de operaciones, causando grandes sumas de dinero en pérdida si no se cuenta con una buena estrategia para manejar las contingencias.
El Plan de Continuidad del Negocio permite que su empresa esté preparada para enfrentar cualquier situación que ponga en jaque sus operaciones y minimizar los efectos negativos que pueda ocasionar, al tiempo en que garantiza que las actividades primordiales no dejen de funcionar.
Es por ello, vamos a mostrar cómo crear un PCN efectivo, los beneficios de tener uno bien estructurado, y cómo adaptarlo a las nuevas tendencias tecnológicas.
¡Comencemos!
¿Qué es la continuidad del negocio?
Uno de los grandes desafíos afrontados por los negocios modernos es sortear las crisis y salir adelante aunque el entorno macroeconómico no sea favorable.
La continuidad del negocio abarca la capacidad de un emprendimiento para mantener su funcionamiento básico y los procesos esenciales tras una interrupción, un problema o una situación de emergencia.
Asimismo, no se trata únicamente de la recuperación rápida, sino de tener los mecanismos para asegurar que los procesos más importantes no se detengan bajo ninguna circunstancia y no se altere la productividad empresarial.
Entre las adversidades que pueden poner en peligro la continuidad de una organización, encontramos:
- Desastres naturales.
- Vulnerabilidades en materia de seguridad.
- Cortes de energía.
- Salida de un integrante del plantel.
- Averías en las máquinas.
- Falta de insumos.
Así, podemos vincular el concepto de continuidad al de resiliencia, ya que las organizaciones más resilientes tienden a tener mejores condiciones de enfrentar y reaccionar ante inconvenientes.
Esto se debe al hecho de comprender de manera más efectiva su realidad y su potencial de supervivencia, así como a disponer de herramientas y procedimientos capaces de atender demandas urgentes.
La continuidad del negocio implica un conjunto de medidas corporativas que persiguen asegurar la ejecución de las operaciones fundamentales, desde una caída del sistema o una interrupción en el suministro de energía hasta situaciones límites como la pandemia o un desastre natural.
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Lee más¿Cuál es el objetivo de un Plan de Continuidad del Negocio?
El Plan de Continuidad del Negocio tiene como objetivo principal garantizar que la organización pueda seguir operando a pesar de enfrentar una situación inesperada que pueda afectar la infraestructura o sus procesos.
Siendo así, un PCN se centra en proteger tres áreas claves:
1. Operaciones críticas: que son las actividades mínimas que deben continuar para que la empresa no pierda su capacidad de generar ingresos.
2. Recursos humanos: esta área se centra en garantizar la seguridad y el bienestar de las personas y aplicar las medidas necesarias para que puedan seguir trabajando y recuperar la productividad de los empleados.
3. Infraestructura tecnológica: protege los sistemas y datos críticos necesarios para que los procesos se mantengan en funcionamiento
Para lograr este propósito, el plan debe adaptarse perfectamente a las características, peculiaridades y en torno de cada organización, así como a su tamaño y naturaleza. Por este motivo, los planes difieren entre sí y constituyen documentos con elementos únicos y exclusivos de cada empresa.
A pesar de los factores de diferenciación basados en las particulares de cada entorno, es importante señalar que los planes de continuidad deben tener presentes 3 principios básicos:
- Proporcionar protección tanto a los trabajadores como a sus familias.
- Promover la actividad en el mercado.
- Preparar el ambiente interno para obedecer a rajatabla las disposiciones normativas, así como las recomendaciones y exigencias de las autoridades.
¡De ahí la necesidad de ser flexible y actualizarse regularmente!
Beneficios de un Plan de Continuidad del Negocio
A pesar de su connotación estratégica, este tipo de plan es fundamental para garantizar las operaciones y los procedimientos técnicos del negocio antes, durante y después del evento que ha desencadenado su aplicación.
Si cuenta con tales características, la empresa tiene una herramienta extraordinariamente valiosa para enfrentar la incertidumbre y evitar que el negocio colapse. Pero, en definitiva, ¿cuáles son los beneficios de contar con un Plan de Continuidad del Negocio? Estos son 4 de los más relevantes:
1. Disminuye las pérdidas financieras para el negocio
Como abarca información relevante sobre la organización, por ejemplo, la disponibilidad de recursos, los riesgos empresariales, los procesos más relevantes y las vulnerabilidades, reduce de manera considerable los gastos derivados de procedimientos deficientes, emergencias y otras circunstancias inesperadas.
2. Protección de la reputación
Ante un mercado cada vez más competitivo, contar con herramientas que proporcionen un diferencial que refuerce la imagen de la marca es primordial.
Por lo tanto, una empresa que puede manejar una situación complicada sin perder su eficiencia y seguir generando confianza entre sus colaboradores y clientes, está protegiendo su imagen pública.
3. Mejora la toma de decisiones
El proceso de toma de decisiones ante imprevistos, demandas urgentes o situaciones inusuales puede generar mucha angustia hasta en el administrador más experimentado.
Un buen PCN proporciona a las personas responsables un panorama con todas las claves para gestionar cualquier escenario inesperado.
4. Ahorro de tiempo
Gestionar un negocio frente a diferentes adversidades supone invertir tiempo y dinero en una solución. Cuando contamos con un Plan de Continuidad del Negocio, mejoramos la gestión del tiempo, ya que podemos guiarnos en un documento confiable repleto de datos actualizados y seguros.
¿Cómo elaborar un Plan de Continuidad del Negocio?
Crear un Plan de Continuidad del Negocio toma tiempo; no es una tarea sencilla y mucho menos rápida. Se necesita de una planificación detallada, análisis minuciosos y la colaboración de distintos departamentos.
Siga estos 6 pasos claves para su elaboración:
1. Evaluación del riesgo y análisis del impacto
Básicamente, esta etapa implica conocer el entorno, las necesidades y las particularidades del mercado que queremos atender, detectando los procesos, las estrategias y las condiciones críticas para el negocio.
De hecho, el primer paso para desarrollar un PCN efectivo es conocer el propósito, la visión y la misión de la compañía. Es decir, en qué segmento actúa, cuáles son las demandas del público (teniendo en cuenta su perfil), cuáles son los principales competidores y proveedores, entre otros datos fundamentales.
2. Identificación de funciones críticas
Tras profundizar en la coyuntura de mercado, debemos detectar el nivel de impacto de ciertas situaciones y analizar el nivel de riesgo que podemos asumir al lidiar con estos problemas.
Hay que valorar a detalle las dependencias, los activos, la gravedad de las amenazas y las posibles soluciones ante diferentes escenarios para tener bases sólidas que impulsen la construcción de un plan de mitigación de riesgos y respuesta sólido, relevante y potencialmente efectivo.
3. Desarrollo de estrategias de contingencia
Una vez identificadas esas funciones críticas que pudieran parar los procesos de la empresa en una situación difícil, se deben diseñar las estrategias de contingencia que permitan su continuidad, como la implementación de sistemas de backup, planes alternativos para la gestión del personal o contratos con proveedores adicionales.
4. Definir roles y responsabilidades
El plan de Continuidad del Negocio contempla una parte importante de toda la estrategia. Esta es la capacitación de todo el personal involucrado, pues es crucial que todos los colaboradores sepan qué hacer en caso de una interrupción.
Del mismo modo, es imperativo asignar responsabilidades específicas a personas clave que permitirá que la organización actúe rápidamente.
5. Cocrear e implementar
En esta etapa se aplica el plan teniendo en cuenta todas las instrucciones presentes en los planes de comunicación, formación, mitigación de riesgos, recuperación, gestión de crisis, entre otros aspectos relevantes.
Debemos recalcar que se trata de un plan cuya aplicación se vincula a las prioridades y a las perspectivas del negocio, así como a su capacidad de desdibujar una estrategia obsoleta y reestructurarla en pro de mejores resultados.
Por lo tanto, el documento consiste en una hoja de ruta que debe acaparar todos los sectores empresariales y los diferentes proyectos que habilitan la reducción de la huella del riesgo.
6. Pruebas y simulacros
Una correcta implementación de un PCN no es efectiva si no se llevan a cabo las pruebas necesarias. Este tipo de plan es un motor que permite avanzar, tomar buenas decisiones y potenciar los resultados del negocio, ofreciendo respuestas rápidas para situaciones que ponen en riesgo su futuro.
En esta etapa, es hora de verificar detenidamente los resultados obtenidos a partir de la ejecución del plan y, si es necesario, hacer cambios y adaptarlo al nuevo panorama.
Evolución de los planes de continuidad del negocio con el avance tecnológico
Como mencionamos al principio de estas líneas, la tecnología ha cambiado por completo la forma en que las empresas abordan la continuidad del negocio.
Por ejemplo, la inteligencia artificial (IA), el uso de la nube y la automatización de diversas tareas permiten una mayor flexibilidad y rapidez en la respuesta ante un incidente.
Desde este punto de vista, los planes de continuidad se han visto obligados a usar la tecnología para incorporar nuevas herramientas que garanticen aún más la recuperación ante desastres.
Por ejemplo, el uso de análisis predictivo puede ayudar a las empresas a identificar posibles problemas antes de que ocurran, lo que reduce el impacto de las crisis.
Asimismo, la transformación digital ha incentivado a las empresas a incluir en sus procesos herramientas de colaboración remota, lo que permite que las operaciones críticas continúen, incluso cuando los empleados no están en las oficinas.
Cómo involucrar a los empleados en el Plan de Continuidad del Negocio
Un PCN solo tendrá éxito si todos los empleados están comprometidos e involucrados durante la implementación. Además, es fundamental la capacitación de calidad, reforzando la importancia de estas estrategias de contingencia en la continuidad del negocio y entregando las herramientas a cada uno para actuar correctamente en una crisis.
Siendo así, los empleados deben estar al tanto de los procedimientos, conocer los roles asignados en situaciones de emergencia y ser parte de los simulacros. La capacitación continua es clave para garantizar que estén preparados de esta manera.
Medición y mejora continua del Plan de Continuidad del Negocio
Un Plan de Continuidad del Negocio no termina con su implementación. Aunque no existan amenazas ni crisis que comprometan el curso continuo de la empresa, es importante establecer métricas y efectuar evaluaciones constantes que permitan medir su desempeño y adaptarlo a nuevas circunstancias o desafíos que puedan surgir.
Una herramienta clave de la medición del PCN es la realización de pruebas periódicas y simulacros, en los cuales se pueda evaluar cómo responde la organización ante diferentes escenarios de interrupciones que comprometan la productividad en las finanzas.
Con estos simulacros se pueden identificar fallos, debilidades o áreas con oportunidades de mejora, ya sea en la capacitación del personal o en los procedimientos.
Algunas de las métricas que se pueden considerar para medir la eficacia del PCN son:
- Tiempo de recuperación: el tiempo en que la empresa restablece sus operaciones esenciales después de un incidente.
- Impacto financiero: ¿cuáles son las pérdidas monetarias evitadas en una crisis o las pérdidas que pueden ocurrir en caso de que el PCN no funcione?
- Disponibilidad de recursos: evaluar si los recursos necesarios para ejecutar el plan (tanto tecnológicos como humanos) están disponibles y son suficientes.
De esta manera, la empresa puede medir y evaluar si el PCN mantiene su vigencia, y además, confirma que evoluciona junto con la organización.
¿Qué podemos concluir sobre el Plan de Continuidad del Negocio?
Un Plan de Continuidad del Negocio es un documento de índole estratégica con una gran repercusión en las bases de una compañía.
Más allá de permitir su buen funcionamiento durante épocas críticas, esta planificación aumenta la credibilidad del negocio ante posibles inversionistas, promueve un entorno más alineado con las exigencias de los clientes y se posiciona como una potente ventaja competitiva.
¡Hasta aquí tiene lo necesario para implementar un PCN de manera exitosa!
Si su organización aún no cuenta con un Plan de Continuidad del Negocio o necesita optimizar el existente, ¡no dude en agendar una cita con nuestros expertos! Proteja su futuro hoy mismo.
