Comprobantes de gastos: ¿Cómo gestionarlos y cuáles son las ventajas de su automatización?

12 de Octubre de 2021

Los comprobantes de gastos son un documento esencial para la gestión financiera de una empresa, ya que le permiten evitar riesgos económicos y legales.

En este artículo, abordaremos la importancia de los comprobantes de gastos, cómo gestionarlos y cuáles son las ventajas de su automatización. ¿Le interesa el tema? Entonces no se pierda esta información.

¿Qué son los comprobantes de gastos?

Un comprobante de gastos es un documento que permite cerciorar que una persona vinculada a una compañía —ya sea interna o externa a esta— ha realizado un gasto que involucra a las dos partes.

Los gastos de uso interno son realizados por los empleados y generalmente se relacionan con viáticos y consumos en restaurantes o algún tipo de servicio que necesiten como parte de sus actividades.

Para llevar un mejor control, cada empresa ejecuta una política corporativa donde quedan asentados los fondos destinados para estos gastos. De esta manera pueden cumplir con el presupuesto estipulado previamente.

Por estas razones, cada vez que un empleado realiza un gasto, debe presentar su comprobante y a partir del análisis semanal, mensual o anual de los mismos, se sabrá si su uso fue adecuado o si faltó a alguna de las reglas de la empresa.

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¿Cómo gestionar los comprobantes de gastos?

En la actualidad es casi imposible pensar que el futuro de la administración de gastos sigue en el formato de papel. Asimismo, los archivos de Excel quedaron obsoletos, pues, el tiempo que se pierde, la poca eficiencia que brinda y el gasto que implica son razones suficientes para dejar de usarlos.

Afortunadamente hoy existen tendencias tecnológicas que alcanzan su plenitud en el campo empresarial. La creación de softwares y novedosas plataformas, permitieron elaborar estrategias de optimización para mejorar las funciones, ahorrar tiempo y dinero, y ganar confianza y competitividad en los mercados por parte de las compañías.

Así, la automatización y la digitalización de los comprobantes de gastos pasaron a ser las formas más eficientes de elaborar estas tareas y sostener de manera adecuada la rentabilidad de una empresa.

Beneficios de automatizar los comprobantes de gastos

Toda empresa debe aprovechar los avances tecnológicos para mejorar la eficiencia en las tareas, ahorrar tiempo y dinero.

En este caso, la digitalización y la automatización de los comprobantes de gastos son herramientas que tiene al alcance y que le permiten encontrar las soluciones que su empresa está buscando.

Si una organización no cuenta con una plataforma de este tipo, hará que sus empleados vinculados a el área de finanzas o recursos humanos ejecuten el control de gastos de manera manual, lenta y bajo un proceso mucho más largo. Además de acumular papel y archivos, que hoy son innecesarios, esta forma tampoco ofrece garantías respecto a su fiabilidad, por lo que los errores y las faltas serán cada vez más constantes y acumulativas.

Por estas razones se aconseja que las empresas se sumen a las innovaciones y accedan al uso de plataformas digitales, de esta manera, sus empleados seguirán haciendo las tareas diarias que le corresponden y la compañía ganará tiempo, dinero y eficiencia.

Las soluciones que ofrece la digitalización de gastos es ser móvil, cómoda y fácil de usar para cualquier empleado.

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¿Por qué la información y la comunicación son tan importantes en una empresa?

Ya hemos visto cuáles son las dificultades y los problemas más comunes de generar y gestionar comprobantes de gastos de manera manual. Ahora veremos por qué la digitalización y la automatización de estos procedimientos suponen una ventaja para una optimización en todos sus aspectos.

Para ello, desde un principio, es recomendable elaborar una exhaustiva política de gastos corporativos e informárselo al personal. Pues, la comunicación es la mejor herramienta para que las tareas se desempeñen con transparencia y eficacia.

Si un empleado conoce las políticas de la empresa, sabrá que un error o una maniobra fraudulenta tendrán consecuencias negativas para él como para la compañía. El cumplimiento de las normas y el uso de un software facilitarán los controles y evitarán cualquier tipo de fraude, sea intencionado o no.

¿Cómo generar un comprobante de gastos digital y cuáles son sus ventajas?

Una manera eficiente de gestionar los comprobantes de gastos es a través de aplicaciones de fácil uso. El empleado que genere un gasto deberá hacer una foto con su móvil del recibo, ticket o factura y el sistema identificará los datos, los cargará y detectará —de acuerdo a los topes que dispuso la empresa— posibles fraudes.

En la mayoría de las empresas supone una gran inversión todo lo referido a los viáticos del personal, no solo en términos económicos sino en el tiempo que pierde un empleado encargándose de tareas manuales que no le competen. Además, resulta muy ineficiente por no contar con los conocimientos necesarios o por cometer errores involuntarios, por ejemplo, escribir mal un número o perder un documento.

Por eso, la administración y la gestión digital de este tipo de trámites puso a disposición de las empresas soluciones para buena parte de estos problemas. Por ejemplo, con la gestión digital se puede tener un registro más fácil de los comprobantes y podrá ser consultado de manera online cada vez que un usuario o un empleado lo necesite.

Además, consecuentemente, la empresa cumplirá con las normas y requisitos solicitados por parte de la administración pública, ya que regularmente piden que las empresas justifiquen sus ingresos derivados de impuestos ocasionados por todo tipo de gastos.

La digitalización también permitirá una mejor supervisión de las partes implicadas en los procesos, ya sean internos o externos a la empresa:

• Personal
• Proveedores
• Gestores
• Clientes
• Terceros
• Agentes

En este caso, una gestión digital facilita y agiliza los procesos de detección de errores o malversación y además permite un acceso rápido para ser consultado por cualquier interesado.

Otro punto importante es que se creará un flujo de trabajo integrado entre los diferentes departamentos de la empresa: recursos humanos, departamento financiero, etc. Esto permitirá una mejor comunicación y mayor eficiencia en todo el proceso.

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