La importancia de aplicar la transformación digital en su empresa

15 de Julio de 2022

La tecnología va de la mano con el crecimiento. Por eso, las empresas necesitan involucrar en sus procesos, herramientas que impulsen el potencial que tienen. Y allí radica en gran medida la importancia de la transformación digital como una aliada de su organización. 

Y es que si usted quiere tener una impecable gestión de gastos, mejorar la comunicación con sus clientes y mantener a raya los riesgos, apueste por la innovación. Esto le traerá beneficios como obtener datos fieles que le permitirán tomar mejores decisiones, y tener la fuerza para competir en el mercado. 

En este artículo que hemos preparado para usted, le hablaremos sobre la importancia de la transformación digital para su empresa, sus ventajas y las soluciones que SAP Concur le ofrece para ayudarle en ese camino.

¡Acompáñenos hasta el final!

Importancia de la transformación digital para las empresas

Si su empresa aún no cuenta con las nuevas tecnologías como software de gestión de gastos, y otros que le ayudarán a que los procesos internos y externos sucedan de forma eficiente, es el momento de considerarlo. 

De igual forma, la transformación digital está dirigida a las organizaciones que ya han avanzado en lo digital, pero que requieren actualizarse e incorporar —por ejemplo— un software más avanzado que verdaderamente cubra sus necesidades. La idea es alejarse de la obsolescencia y adoptar lo nuevo.

Tenga en cuenta que hoy en día, una organización que no está alineada a la innovación, puede quedarse atrás en relación a su competencia. En tal sentido, queremos dejarle claro cuál es la importancia de la transformación digital.

En primer lugar, brinda total agilidad para que las actividades que se desempeñan dentro de la empresa se automaticen y se realicen en menor tiempo, espacio que podrá ser utilizado por el equipo de trabajo para realizar otras tareas e incluso, trabajar en nuevos proyectos.

Además de eso, los instrumentos digitales le permitirán tener una mejor comunicación con sus clientes o usuarios, a fin de conocerlos en cuanto a sus preferencias, su perfil y poder ofrecerles una mejor y mayor atención.

Pero si vamos más allá, la importancia está en que la transformación digital le da nueva vida a una organización, es decir, le otorga la posibilidad de reinventarse, perdurar en el tiempo y hacer frente a las crisis.

 Ahora bien, ¿Cuáles son las ventajas de aprovechar la tecnología? A continuación se lo explicaremos.

7 ventajas de la transformación digital

Algo que es interesante pensar cuando se habla de la importancia de la transformación digital, es que la tecnología es un recurso esencial, pero su eficacia depende en gran medida de cómo las personas y quienes están al frente de las empresas, la utilizan.

Y por eso, se debe tener una buena planificación estratégica, en la que todos los involucrados estén claros en cuáles son las metas y objetivos a corto, mediano y largo plazo. Los beneficios son muchos y dan garantía de éxito en los procesos.

Aunque ya hemos mencionado gran parte de los pros que tiene la transformación digital para las organizaciones, es preciso detallarlos para tenerlo más claro.

En las próximas líneas le vamos a enumerar y explicar las ventajas de asumir la transformación digital:

1. Cambio en las operaciones

Dentro de la importancia de la transformación digital, está el asumir que los viejos modelos en los procesos que realiza su empresa, quedarán atrás. 

No más informes manuales y pérdida de tiempo en buscar datos escondidos o facturas traspapeladas. Todo eso es parte del pasado, lo digital abre camino a la información casi en tiempo real.

De tal manera que, el cambio de las operaciones de la organización, será una puerta abierta a mejores ganancias, inversiones y un escalón directo a la competencia en el mercado, no solo a nivel nacional sino también internacional.

2. Asumir la cultura digital

Una organización que se sienta cómoda con los procesos tecnológicos que lleva a cabo, siempre estará un paso adelante.

Esto significa que todo el recurso humano debe asumir y aceptar la llamada cultura digital, entendiéndose que no se debe menospreciar ni desestimar el valor que tienen las herramientas digitales, sino verlas como oportunidades para superarse y escalar a nivel profesional.

En ocasiones, el talento humano se siente amenazado por los avances tecnológicos, pero el plan es integrar las nuevas tecnologías a los diferentes departamentos de la empresa, incluyendo a sus empleados. Hay que escuchar sus opiniones y tomarlas en cuenta.

3. Revaluar las estrategias

Algo magnífico que supone la transformación digital, es la posibilidad real de crear nuevos productos y servicios, así como estrategias para llevar a la empresa a otro nivel.

Por eso, dentro de la importancia de la transformación digital, está el aprovechar todas las soluciones y sus resultados, para crear nuevas estrategias, planes y proyectos que beneficien directamente a la empresa y dejen buenos márgenes de ganancia.

4. Mejora la comunicación con los clientes

Darle a los clientes experiencias más honestas y enriquecedoras, permite que la interacción sea favorable. Esto significa que por cada cliente satisfecho, la organización será respaldada y recomendada con otras personas que podrían volverse usuarios también. El efecto será multiplicador. 

Y en el mismo orden, se dará una mejor atención y respuesta sobre sus requerimientos como clientes. La transformación digital hace posible la vinculación empresa-cliente y que estos sean leales al negocio.

5. Información y datos a tiempo

Este punto es determinante para entender la importancia de la transformación digital. La razón es que una organización que pueda realizar sus procesos de recolección de datos y el monitoreo de actividades de manera legítima y oportuna, podrá evolucionar en cuanto a realizar informes, tomar decisiones y gestionar sus gastos.

Las herramientas digitales destinadas al análisis, reúnen, procesan y analizan las informaciones exactas en menor tiempo. En consecuencia, aumenta la productividad de la organización y las labores son mucho más llevaderas.

Es oportuno decir que cuando se habla de datos, no son simplezas. Se trata de esas informaciones donde se derivan todos los conocimientos empresariales que son procesables e importantes. También son los habilitadores de nuevas soluciones y tecnologías.

En general, se puede decir que los datos permiten:

• Optimizar los canales de venta.
• Impulsar los ingresos y la innovación.
• Ayudan a descubrir y capturar nuevas oportunidades de negocio.
• Mejoran la eficiencia.
• Optimizan la utilización de activos.
• Ayudan a predecir la demanda de los servicios o productos.

6. Adiós a los riesgos

Los riesgos pueden ser reducidos en gran medida gracias a la automatización de los procesos, esa posibilidad de contar con datos íntegros es lo que marca la diferencia entre una empresa que aún no incorpora la tecnología, en relación a otra que sí se sume a la transformación digital.

Y contar con números justos e informes precisos, es tener la garantía de que no se pierde información en ninguna de las actividades internas o externas del negocio, lo que da apertura a una toma de decisiones eficaz.

De hecho, la transformación digital puede llegar a ser tan amigable que hace posible predecir los problemas antes de que ocurran, ¿maravilloso cierto?

7. Promueve el teletrabajo

La transformación digital promueve el teletrabajo al poder acceder a datos desde cualquier lugar, lo que significa menos tiempo de oficina y más movilidad y motivación dentro del equipo.

Y hoy en día esta práctica no es para nada un problema, una persona puede activar sus tareas desde casa o en otros lugares como los espacios de coworking, que están en todas partes y ofrecen servicios completos para trabajar cómodamente.

Conozca como SAP Concur hace posible la transformación digital

Reinventar la gestión de viajes, gastos y facturas es el compromiso que SAP Concur le ofrece a las empresas, esto a través de software especializados que crean mejores experiencias y simplifican los procesos cotidianos.

SAP está en constante desarrollo y búsqueda de nuevas formas de integrar y automatizar procesos que utilizan tecnología emergente. Por todo esto y más, hace posible la transformación digital de las empresas.

Estas son algunas de las soluciones que SAP Concur pone a su disposición:

1. Concur Invoice

Con esta herramienta de SAP, usted puede automatizar la gestión de cuentas por pagar y así aumentar la rentabilidad, ser más eficiente y tener una mayor visibilidad de los gastos. De esta manera, podrá estar seguro de que su negocio va a prosperar.

Además de eso, tiene otros beneficios:

• Disminuye las tareas tediosas.
• Mejora los resultados finales.
• Controla los costos, anticipándose a los gastos de los proveedores.
• Captura datos que posibiliten tomar mejores decisiones empresariales.
• Evita el fraude.
• Proporciona herramientas móviles al recurso humano, para que puedan trabajar desde cualquier lugar.
• Resuelve discrepancias en facturas, cuentas por cobrar, y órdenes de compra, evitando así cargos excesivos.
• Se integra con los sistemas contables de Enterprise Resource Planning.
• Agiliza los procesos con aplicaciones móviles.
• Reduce la captura de datos y ahorra tiempo.
• Simplifica los pagos a proveedores.

2. Concur Expense

SAP está convencido de la importancia de la transformación digital, por eso sus herramientas son tan novedosas. 

Y es que su eficaz gestión de gastos, ahorra tiempo y genera productividad. A su vez, permite hacer reembolsos más rápidos y obtener mayor precisión en todo sentido. 

Con el software Concur Expense, se dejan a un lado los trabajos manuales. Su bandera es la optimización de los procesos, poder utilizar información desde diferentes fuentes y ver todos los datos en un solo lugar. 

Otros beneficios de Concur Expense son: 

• Automatiza e integra la gestión de gastos.
• Procesa informes automáticamente. 
• Ajusta la configuración a sus necesidades comerciales. 
• Perfecciona la preparación de presupuestos. 
• Da un panorama financiero real de su empresa.
• Enviar, revisar y aprobar sobre la marcha, los informes de gasto.
• Rastrear información de gastos de forma segura. 
• Simplifica los procesos y los hace más rápidos. 
• Permite planificar nuevas estrategias.
• Se toman decisiones en base a datos precisos.
• Ofrece la posibilidad de aplicar o cambiar políticas de gasto fácilmente. 

3. Concur Detect by Oversight

Para lograr hacer análisis de forma automática de todos los informes de gastos, este instrumento de SAP acopla la inteligencia artificial con el machine learning, lo que además hace posible que las auditorías tomen menos tiempo. 

Sus funciones van desde aumentar la visibilidad de los gastos hasta prevenir errores.

Se suman las siguientes ventajas:

• Disposición de auditores que se dedicarán a los problemas de alto riesgo.
• Analizar patrones y tendencias para evitar el fraude. 
• Descubrir datos valiosos que antes eran imposibles de hallar.
• Controlar los gastos que estén fuera de la política de cumplimiento.
• Dejar atrás los procesos manuales.
• Fomentar el cumplimiento de las políticas y normas.

4. Auditoría inteligente

Involucrar el trabajo de auditores humanos con la inteligencia artificial es una de las características de la Auditoría Inteligente de SAP. Es una herramienta precisa, eficaz y novedosa.

Al adoptar está solución digital, su empresa podrá:

• Mejorar el cumplimiento normativo y fiscal.
• Verificar que los recibos se respalden con los gastos.
• Obtener ayuda en varios idiomas.
• Identificar residuos, gastos incompatibles y cualquier uso indebido de recursos.
• Rendir el tiempo.

5. Budget

Con Budget su organización tendrá los gastos en margen, quiere decir, teniendo en cuenta la cantidad de dinero de la cual se dispone. 

Además, tiene la capacidad de comprobar los gastos antes y después que sucedan. También, ajustar los presupuestos incluso en medio de fluctuaciones.

Budget le brinda a su empresa el poder:

• Tomar decisiones a partir de datos en tiempo real.
• Recopilar y combinar datos de las soluciones de viajes, facturas, solicitudes y gastos de SAP Concur.
• Tener control de los procesos incluso cuando esté fuera de la oficina.
• Revisar los gastos en un solo panel de control.
• Personalizar jerarquías y permisos para controlar quién puede ver ciertos datos y quién no.

¡Hemos llegado al final!

La importancia de la transformación digital para las empresas es innegable. Todas las herramientas están bien pensadas y creadas para favorecer los procesos internos y externos de las organizaciones y garantizar la expansión y la optimización.

Ahora que ya conoce el valor que tiene incorporar la tecnología, le invitamos a leer el siguiente artículo 5 pasos para potenciar el poder adquisitivo de su organización.