Unas cuantas preguntas para los gerentes de viajes en 2021.

No puede ser tan malo como el año pasado, ¿verdad? 

Nadie sabe lo que viene pero nosotros (y eso lo incluye a usted) tenemos algunas buenas ideas. Nos gustaría utilizar este foro para intercambiar esas ideas: para apoyarnos e inspirarnos mutuamente en el futuro, tal como lo hicimos para sobrevivir a los cambios y desafíos de 2020.

Por primera vez en muchos, muchos meses, parece que hay esperanza en el horizonte. De hecho, una gran esperanza por superar la pandemia y encontrar un camino a través de ella, además de una forma de mantener el impulso del resurgimiento económico que ya comenzamos a ver.

Sin embargo, es probable que no volvamos a lo que una vez fue el negocio como de costumbre. No todos vamos a subirnos a un avión mañana o a meternos en un tren saturado para celebrar una reunión. Los viajes han cambiado en esencia y esta es nuestra oportunidad para replantearnos lo que queremos que sea el nuevo panorama de viajes.

Así que hagamos las preguntas que se tengan que hacer.

¿Qué necesita que haga su herramienta para hacer reservaciones en línea en este año nuevo?

Los viajeros tampoco están seguros de cómo serán los viajes, por lo que requerirán una mayor orientación al planificar y reservar sus viajes. Su herramienta para hacer reservaciones en línea es un lugar para que pueda conectarse y participar con ellos: es un recurso en donde pueden averiguar cuándo es seguro viajar, a dónde es seguro ir y cuáles serán las (y cambiantes) reglas nuevas.

Piense en su herramienta para hacer reservaciones como una plataforma de comunicación y recuerde que las comunicaciones en este nivel de importancia no son de "una vez y listo". Utilice mensajes escritos breves y frecuentes para una amplia gama de viajeros y después, prepárese para repetirlos.

Recuerde también que su audiencia siempre está cambiando. Los viajes ocurrirán en oleadas, con diferentes equipos y tipos de viajeros que viajarán en momentos diferentes. La información que ofrece en su herramienta para hacer reservaciones debe reflejar las varias necesidades.

¿Qué cambios de política considera?

Quizás una mejor pregunta es “¿qué cambios de política debo considerar?” En este momento, escuchamos hablar mucho sobre ajustar la ventana de tarifa lógica más baja. ¿Por qué? Bueno, si siempre ha exigido las tarifas más bajas, podría ser el momento de aflojar un poco las restricciones ya que la tarifa más baja podría no ser la opción más segura.

Sus viajeros querrán garantías de que los aviones que están abordando y las habitaciones en las que duermen están limpias y libres de COVID. Ellos basarán sus decisiones de viaje en su salud y la de sus familias, no solo en los costos para la compañía.

También considere la posibilidad de agregar o ajustar los requisitos de aprobación previos al viaje. Debido a que sabe dónde y cuándo tiene pensado viajar un empleado, puede garantizar un mayor nivel de seguridad en el viaje. Trate de pensar en las aprobaciones en estos términos:

• Confianza de la compañía: ¿El viaje es crucial? ¿Está claramente definida la necesidad o se puede abordar en otros medios no relacionados con el viaje? ¿Su seguro cubre la atención médica de los empleados en un país extranjero?
• Confianza del empleado: ¿El empleado se siente cómodo viajando? ¿Qué puede hacer para apoyar y educar a los viajeros antes, durante y después del viaje?
• Accesibilidad: ¿Cuáles son los requisitos para ingresar a un país o estado en particular? ¿Existen cuarentenas u otras restricciones? ¿Cómo está funcionando su sistema de salud?

Mientras que el cumplimiento será cada vez más importante en 2021, también lo será la flexibilidad ya que el panorama de los viajes será muy fluido a medida que se vuelva a abrir. Ofrecer a los empleados la flexibilidad de reservar directamente con los proveedores puede ser una opción muy viable, ya sea para vuelos, alojamiento o renta de automóviles. Debido a que la transparencia para hacer reservaciones equivale efectivamente al cumplimiento, la transparencia será fundamental para su programa.

¿Cómo puede aprovechar al máximo los créditos no utilizados?

Un día, el mundo de los negocios estaba viajando. Al día siguiente, estábamos castigados y todos esos viajes que habíamos planificado se fueron por la ventana. Entonces, ¿qué está haciendo para convertir esos créditos en viajes? ¿Estará listo si vuelve a ocurrir una pausa similar?

Comience por hablar con su compañía de gestión de viajes (TMC). Usted querrá desarrollar un plan para encontrar y documentar los boletos no utilizados. También deseará aprovechar la flexibilidad actual de las aerolíneas con respecto a los reembolsos y las tarifas. Revise si su herramienta para hacer reservaciones registrará los viajes aéreos no utilizados en su perfil de viajero. Si es así, puede mantener fácilmente un recuento actualizado para ayudar a recuperar los fondos que le corresponden.

¿Qué tiene que decir todo esto?

Viajar en 2021 será un campo nuevo para todos nosotros. Por eso nos encantaría conocer su opinión sobre las preguntas anteriores, o cualquier información y perspectivas que tenga mientras su compañía vuelve a volar. Después de todo, estamos juntos en esto y juntos volveremos hacia lo bueno una vez más.