¿Su compañía está lista para viajar?

Mientras gran parte del mundo sigue trabajando desde la encimera de la cocina, las restricciones por COVID-19 comienzan a relajarse y, por lo tanto, las restricciones de viaje comienzan a ser más flexibles en algunas regiones. Sin embargo, solo porque puede ser más seguro viajar a un país en particular, ¿su compañía realmente está lista para viajar a otro lugar?

Ahora bien, mientras el mundo mira hacia adelante, esperamos ver más fronteras que comiencen a abrirse, más restricciones que comiencen a facilitarse y más corredores de viaje que vuelvan a estar en línea. Cuando esto suceda, el número de viajeros de negocios sin duda despegará.

Esto hace que ahora sea el momento preciso de comenzar a prepararse no solo para viajar, sino para viajar de manera más segura.

La aprobación previa no puede ser una idea tardía.

A medida que los viajes de negocios comienzan a avanzar, los gerentes de viajes responden rápidamente a las preocupaciones de los empleados, realizando cambios a corto y largo plazo en los programas de viajes. Por ejemplo, el 40 % ahora requiere aprobaciones previas al viaje para viajes de negocios.

Por lo general, estas aprobaciones previas al viaje han sido impuestas por preocupaciones de control de costos (es mucho más fácil mantenerse al tanto de los gastos cuando se sabe quién va a dónde y qué están planeando gastar). Sin embargo, a medida que los países de todo el mundo siguen redefiniendo las restricciones de COVID-19, las aprobaciones avanzadas pueden afectar drásticamente la seguridad del viajero.

Piénselo desde el punto de vista de la gestión de viajes: Sabe a dónde viajarán los empleados antes de partir, para que esté al tanto de los requisitos de cuarentena. Estará al tanto de pruebas, uso de cubrebocas, otros protocolos y, finalmente sabrá si podrán ingresar (o más importante aún, salir) de un país en donde las reglas cambian cotidianamente.

En un mundo posterior a la pandemia, las aprobaciones previas no solo representan ahorro de costos, sino que son fundamentales para su deber de protección.

Si este viaje no es esencial, ¿sigue siendo correcto?

Las aprobaciones previas al viaje son esenciales pero no puede depender únicamente de ese proceso para evitar que los empleados salgan cuando no deban.

Su compañía necesita definir por sí misma lo que hace que un viaje sea esencial, así como lo que es meramente permisible. Piense en los tipos de viajes que aprobaría fácilmente, los escenarios que son críticos para que su compañía forme parte de ellos, las necesidades comerciales que solo se pueden satisfacer al viajar: estos son los parámetros que se debe establecer para mantener a las personas en el lugar antes de que el mundo esté totalmente listo para salir.

Entonces, por supuesto, es necesario dejar esas restricciones muy claras para los viajeros y establecer medidas de seguridad para asegurarse de que no se rompan las reglas.

En lo que respecta a los viajes permitidos, las pautas son un poco más imprecisas. Debe comprender lo que ocurre en cada uno de sus mercados y comparar esas necesidades con las tolerancias de riesgo de su organización.

Concretamente, debe ser capaz de capturar y comunicar las normas y requisitos de viaje de cada país durante el proceso de reservación. Por lo tanto, si alguien se dirige a Japón (o va a salir de Japón), debe prepararse para lidiar con esas regulaciones en particular. Los regímenes de prueba, los requisitos de cuarentena y los niveles actuales de infección, por ejemplo, influirán en los viajeros.

También querrá examinar el seguro y la cobertura de salud de su compañía, así como los sistemas médicos en la región a donde envía a sus empleados. ¿Estarán cubiertos con sus planes en cada país? ¿Los hospitales de ese país están saturados actualmente?

Sus respuestas a estas preguntas ayudarán a aclarar lo que es permisible y lo que es inexcusable.

¿Comprende todo esto?

Los datos siempre han sido primordiales y puede estar seguro de que en la medida en que el mundo resurja de su tendencia pandémica de quedarse en casa, el hacer un seguimiento de los detalles del viaje será más importante que nunca.

¿Confía en su actual proceso de aprobación previo al viaje? ¿Captura todos los datos, y está todo integrado para que sepa de un vistazo quién hace una reservación, quién tomó un vuelo, quién decidió quedarse en casa y quién no puede llegar a casa debido a una cuarentena sorpresa?

Si puede obtener esos datos, ¿puede comunicarse con esos viajeros en un instante para brindar asistencia?

Muchas empresas consolidan la gestión de viajes en una única compañía de gestión de viajes  (TMC) para centralizar esos datos y simplificar el proceso. Por su parte, los TMC trabajan de forma vertiginosa para hacer los cambios necesarios para apoyar y proteger a los viajeros en este paisaje impredecible. Asegúrese de revisar sus modelos de precios y cualquier servicio nuevo o actualizado que ofrezcan para la seguridad antes, durante y después del viaje. Recuerde, las compañías de gestión de viajes (TMC) no son solo un servicio de venta de boletos, sino que son una forma de proteger a sus viajeros durante el viaje.

Nada es certero y eso, es lo seguro.

Los requisitos fronterizos cambian prácticamente todos los días en literalmente todos los mercados, por lo que necesita mantenerse en contacto estrecho con su TMC y los proveedores de tecnología de herramientas de reservación para asegurarse de obtener información precisa y actualizaciones inmediatas. Estos recursos son imprescindibles. Deloitte trabaja estrechamente con sus socios para ofrecer herramientas de viaje sencillas que mantengan seguros a los viajeros y el cumplimiento bajo control. Vea cómo. 

También puede acceder a docenas de portales gratuitos, como Travel Vitals  y el centro de recursos para viajeros TripIt, para complementar sus datos de viaje y mantenerse por delante de las preocupaciones de seguridad de sus viajeros.

Estamos saliendo de esta pandemia y, aunque las cosas no sean perfectas, ahora es el mejor momento para revisar su programa de viajes y prepararse para volver a viajar. Obtenga consejos y más aquí.