Principales tendencias de viajes y gastos de 2021: VP de NielsenIQ comparte su información estratégica

14 de mayo de 2021

K. G. Subramanyam, que va por KGS, es el vicepresidente global de plataformas empresariales en NielsenIQ. Tiene más de 20 años de experiencia en tecnología en la gestión de finanzas, plataformas de viajes y gastos (T&E) y programas de tarjetas corporativas en 105 países. Actualmente lidera iniciativas de transformación digital en la plataforma S/4, con experiencia en innovación y aprovechamiento de plataformas que utilizan inteligencia artificial (IA), automatización robótica de procesos (RPA), machine learning (ML) y otro software de automatización de procesos.

En un webinar reciente, KGS y otros líderes de pensamiento analizaron las cuatro tendencias clave de viajes y gastos que impulsarán un cambio positivo en 2021, así como las mejores prácticas para ayudar a mejorar su programa. Estos son algunos de los pensamientos que ha compartido con nosotros:

Tendencia 1: "Viajes seguros" está adquiriendo un nuevo significado

El regreso a los viajes es una prioridad en este momento. Con más personas vacunándose y las restricciones levantándose en ciertas partes del país, el regreso a los viajes de negocios ya ha comenzado.

“Los viajes responsables, con foco en el bienestar del empleado, serán el sello distintivo este año”, comparte KGS. "Aplicar las lecciones aprendidas del último año de la pandemia cambiará completamente la forma de las políticas de viajes y gastos de una organización. El entorno de los viajes está experimentando cambios significativos, por lo que los viajeros globales deben adaptarse continuamente”.

También serán más comunes los pasaportes para vacunas, los controles sanitarios y los exámenes de salud. KGS continúa explicando que, “los empleadores como nosotros ya están dando forma a estrategias con aportes de países locales que son más datos impulsados por tendencias, mandatos y comunicaciones. Las obligaciones de deber de asistencia ganarán fuerza. Los datos de SAP Concur ayudarán a ubicar a los empleados a través de su ecosistema y a recopilar información de la OMS, CDC, etc.”

Los viajes también seguirán siendo flexibles para los empleados que mantengan acuerdos de trabajo remoto. Sin embargo, KGS explica que "los empleados considerados "viajeros críticos para el negocio" verán que se implementan medidas relevantes para aliviar la carga de los viajes, ya que existe una mayor sensación de que la salud y la seguridad dominan la necesidad de viajar. Las vacunas tardarán tiempo en extenderse a nivel mundial y diferirán de un país a otro en función del progreso de la vacunación, la tasa de infección, las nuevas cepas y la respuesta de los gobiernos locales. A medida que más personas se vacunen, se puede esperar el retorno de los viajes de negocios.

Tendencia 2: la sostenibilidad va más allá del simple reciclaje

Los últimos años han mostrado un enorme repunte en la preocupación por la sostenibilidad, siendo la fuerza motriz la afluencia de generaciones más jóvenes que se incorporan a la fuerza laboral.

“Esta nueva generación de empleados está investigando los objetivos, logros y registros accionables de las organizaciones antes de comprometerse a unirse. El tema de la sostenibilidad se está generalizando con la recuperación de la tracción en América del Norte, pero todavía no tan a la par con la Unión Europea. La pandemia mundial también la ha puesto en un punto fuerte", afirma KGS. “Debido a esto, la tecnología verá más tracción hacia una estrategia holística ambiental, social y de gobierno (ESG) de las empresas. La tecnología puede y desempeñará un papel importante en la transformación digital al hacer que los datos de "impacto ambiental" sean más transparentes para sus usuarios finales".

KGS continúa compartiendo exactamente cómo las soluciones SAP Concur ayudan a lograr su objetivo de ser más sostenibles en 2021: “Nuestros datos de SAP Concur se incorporan actualmente a nuestro marco ESG y la generación de informes para capacitar a nuestros empleados sobre su huella de carbono. Estos datos les ofrecen opciones para reducir o eliminar sus emisiones de CO2, como el uso compartido de viajes, la identificación de propiedades certificadas LEED [Liderazgo en diseño energético y medioambiental], la promoción de la vida sostenible y la cadena de suministro, y la reducción del papel a través de la digitalización».

Las empresas están avanzando más allá de las compensaciones de carbono hacia estrategias más prácticas e impactantes. KGS cree que, al final, todo se reduce a formas basadas en datos y habilitadas por la tecnología para lograr objetivos ESG a largo plazo.

Véase también: "The Corporate Travel Sustainability Index"

Tendencia 3: el cambio hacia soluciones basadas en la nube

Las plataformas de viajes y gastos ya no son una función de back-office, dado el volumen de gasto que ha aumentado a lo largo de los años.

"Un tema común que emerge entre las organizaciones es utilizar datos en tiempo real para impulsar la toma de decisiones", dijo KGS. Esto permite a las empresas:

• Mejorar la gestión de presupuestos y la liquidez
• Aumentar el cumplimiento
• Eliminar errores
• Maximizar la rentabilidad

“La gestión de gastos es una prioridad en la agenda del CFO. Con la disponibilidad y la adopción de herramientas basadas en la nube, ha sido mucho más fácil acceder a los datos. Los avances tecnológicos, como la inteligencia artificial (IA), machine learning (ML) y la automatización robótica de procesos (RPA) jugarán un rol clave en brindar análisis e informes impulsados por datos para la toma de decisiones estratégicas”, afirma KGS. Está claro que la automatización inteligente se convertirá en estándar en todos los sectores.

Las empresas están invirtiendo millones de dólares en iniciativas de transformación digital, adoptando soluciones basadas en la nube, usando tecnologías de IA, ML y RPA, reduciendo la complejidad tecnológica, el trabajo manual y optimizando los procesos orientados a las personas. “En NielsenIQ hemos podido pasar a ser completamente digitales en Norteamérica, lo que impacta en la mayoría de nuestros usuarios de T&E. Esto nos permite realizar auditorías de nuestros informes de gastos a nivel global a través de ecosistemas basados en la nube”, afirma KGS.

Tendencia 4: mantener el cumplimiento de las leyes fiscales en constante cambio

Los gobiernos estatales y locales están cambiando y actualizando las leyes fiscales más rápido de lo que la mayoría de las empresas pueden seguir el ritmo. Según Deloitte, la digitalización de los impuestos y los avances hacia la generación de informes en tiempo real han contribuido a establecer requisitos más estrictos entre las autoridades fiscales globales. Esto significa que es imperativo tener tecnología lista para adaptarse y cumplir.

“Las obligaciones en materia de impuestos sobre el IVA son un foco principal para los CFO. Las soluciones de software se centran en la perspectiva de automatización integral para facilitar la reclamación del IVA”, afirma KGS. "El uso de tecnologías de IA, ML y RPA mejorará aún más las soluciones para aliviar la carga sobre las organizaciones grandes y globales que tenían un proceso manual y engorroso para reclamar el IVA, al tiempo que se evita el riesgo de no pasar las auditorías financieras".

Fundamentalmente: “Piense a nivel local y actúe globalmente”. KGS añade: “Ese es el tema que hay que recordar para recuperar de forma consistente tanto IVA como sea posible con visibilidad global de la recuperación. Integrar estrechamente los sistemas de T&E con ERP impulsados por motores de impuestos, combinados con automatización inteligente, liderará el camino para reducir la complejidad en este espacio”.

Preparación para 2021: Cómo pueden ayudar las soluciones SAP Concur

Las soluciones SAP Concur pueden ayudarlo a gestionar el proceso de viajes y gastos para crear un programa más flexible y descubrir ahorros de costos. Antes y durante la reserva, puede aprobar previamente los costes, aplicar políticas y precios preferidos de forma consistente, tanto si los empleados utilizan su herramienta de reserva como si reservan directamente. Durante los viajes, nuestra aplicación mejor valorada gestiona cada parte de los itinerarios de los viajeros y se deshace de los recibos en papel, al tiempo que obtiene visibilidad de los planes para dar soporte al deber de protección. Después de cada viaje, los cargos se rellenan y categorizan automáticamente, lo que reduce los errores, simplifica la asignación y le proporciona información para evaluar y refinar las políticas y crear el programa versátil que necesita la empresa.

Para obtener información estratégica adicional sobre estas cuatro tendencias, escuche nuestro webinar mientras los expertos de PACCAR y Ernst & Young LLP comparten lo que están haciendo para prepararse para 2021.