Ventajas de usar un planificador de viajes en los negocios

Entre los principales problemas de los responsables de la gestión de viajes se encuentran la complejidad en el control de costos, la necesidad de cumplir con políticas internas y la búsqueda constante de satisfacer las necesidades y expectativas de los empleados.

Tomando esto en cuenta, las empresas chilenas enfrentan desafíos únicos a la hora de gestionar los viajes corporativos, especialmente en un contexto económico complejo. Las fluctuaciones en los precios del transporte y el alojamiento también juegan un papel importante, ya que pueden generar incertidumbre, afectando de manera directa los presupuestos de las empresas.

En un mercado competitivo como el chileno, las empresas necesitan optimizar sus recursos para seguir siendo rentables, y la gestión eficiente de los viajes corporativos es clave.

Las herramientas digitales permiten mitigar estos problemas al ofrecer soluciones para gestionar los costos en tiempo real, ajustar itinerarios según los precios más bajos disponibles y evitar gastos imprevistos. Además, al automatizar muchos de los procesos de gestión, las empresas pueden reducir los errores humanos, lo que también impacta positivamente en sus presupuestos.

Dadas las circunstancias, las empresas se ven obligadas a buscar soluciones que optimicen estos procesos. En este sentido, un planificador de viajes corporativos digital, como Concur Travel, puede ser la herramienta ideal para abordar estos problemas.

Al centralizar la gestión de los viajes, automatizar la aplicación de políticas y proporcionar visibilidad en tiempo real sobre los gastos, SAP Concur permite a las empresas mejorar la eficiencia, reducir los costos y ofrecer una experiencia de viaje más satisfactoria, tanto para los empleados como para los departamentos encargados de gestionar los viajes.

A través de esta herramienta, las organizaciones pueden tener un control más efectivo sobre los gastos, desde la reserva de vuelos y alojamiento hasta la gestión de los reembolsos, lo que no solo facilita la labor administrativa, sino que también optimiza los recursos financieros.

Además, la implementación de políticas de viaje claras y automáticas ayuda a garantizar el cumplimiento de las normativas internas, lo que permite a las empresas chilenas mantener la transparencia y el control sobre sus operaciones de viaje.

Siendo el planificador de viajes una solución tan importante, en este artículo decidimos abordar sus ventajas a detalle.

1. Optimización de costos en los viajes corporativos

El control de los gastos es uno de los mayores retos en cuanto a viajes de negocios. Sin una herramienta adecuada, es fácil perder de vista el gasto total o incurrir en costos innecesarios, ya sea por la elección de proveedores poco eficientes o la falta de visibilidad de los gastos a medida que los viajes se realizan.

La mejor forma de evitar posibles errores es implementando tecnologías de alta calidad, como un software planificador de viajes. A exploramos sus funciones.

Análisis y control en tiempo real

Las soluciones como SAP Concur Travel permiten a las empresas tener visibilidad total de todos los gastos de viaje. La plataforma centraliza las reservas, lo que facilita la comparación de precios y la selección de opciones más económicas y eficientes, siempre dentro de las políticas de la empresa.

Mediante la integración de sistemas de informes automáticos, las empresas pueden monitorizar en tiempo real el gasto de cada viaje, lo que permite identificar rápidamente desviaciones y corregirlas antes de que se conviertan en problemas mayores.

Negociación con proveedores

Otra ventaja clave es la capacidad de negociar tarifas corporativas con proveedores. Un planificador de viajes digital permite centralizar las negociaciones con proveedores de transporte, alojamiento y otros servicios, lo que a menudo da como resultado descuentos especiales para las empresas.

Al tener toda la información organizada en un solo lugar, las empresas tienen mayor poder de negociación, lo que puede generar importantes ahorros a largo plazo.

Reducción de gastos imprevistos

Un planificador de viajes también ayuda a minimizar los gastos imprevistos, ya que las políticas internas de la empresa se aplican automáticamente al hacer las reservas.

Además, los empleados no pueden hacer compras fuera de las directrices establecidas, lo que contribuye a mantener el control de los costos de manera eficiente.

Las cinco tendencias y prioridades para los líderes financieros en 2025

Descubra las acciones recomendadas que los líderes financieros pueden tomar para responder a las tendencias y fomentar el crecimiento en 2025. 

Lee más

2. Mejora en la visibilidad y control de los viajes

El principal desafío de la gestión de viajes corporativos es la falta de visibilidad sobre los itinerarios, gastos y cumplimiento de las políticas de viaje. Sin una herramienta adecuada, los administradores de viajes pueden enfrentarse a dificultades para hacer un seguimiento adecuado de los viajes de sus empleados.

¿Cómo es que un planificador de viajes puede ayudar? Enseguida lo veremos.

Centralización de la información

Con un planificador de viajes digital, toda la información relacionada con los viajes se centraliza en un único sistema. Desde los itinerarios hasta los gastos, todo está disponible para su revisión en tiempo real.

Esto no solo facilita el seguimiento de los viajes en curso, sino que también mejora la planificación de viajes futuros al tener acceso a datos históricos, patrones de gastos y preferencias de los empleados.

Mayor control sobre las políticas corporativas

El planificador de viajes digital permite configurar reglas y políticas personalizadas según las necesidades de la empresa. Esto garantiza que las reservas de vuelos, hoteles y transporte siempre se ajusten a las políticas internas.

Además, estas políticas se aplican de manera automática, sin necesidad de intervención manual, lo que reduce el riesgo de incumplimientos y errores humanos.

Integración con sistemas financieros

Al integrar el planificador de viajes con los sistemas de contabilidad y gasto, como Concur Expense, se asegura que los gastos de viaje se registren y categoricen automáticamente, lo que reduce el trabajo manual de los empleados de finanzas y mejora la precisión de los informes financieros.

3. Ahorro de tiempo y reducción de la carga administrativa

La gestión de viajes corporativos a menudo implica una serie de tareas repetitivas y de bajo valor, como la verificación de reservas, la recopilación de recibos y la aprobación de gastos. Esto consume tiempo tanto de los empleados como de los departamentos administrativos, lo que podría destinarse a actividades más estratégicas.

Un planificador de viajes digital resulta ser un gran aliado, ya que puede cumplir con las siguientes funciones.

Automatización de tareas repetitivas

Las herramientas como SAP Concur Travel automatizan muchas de estas tareas, desde la reserva de vuelos y hoteles hasta la creación de informes de gastos. Al utilizar plantillas preconfiguradas y políticas corporativas automatizadas, los empleados pueden hacer sus reservas rápidamente y obtener aprobaciones casi inmediatas, lo que reduce la carga administrativa y el riesgo de errores.

Simplificación de la gestión de gastos

La automatización también se extiende a la gestión de gastos. Los recibos y facturas se capturan y se asocian automáticamente con las transacciones correspondientes, lo que elimina la necesidad de hacer un seguimiento manual de cada gasto.

Esta integración también facilita la aprobación de gastos por parte de los gerentes, lo que acelera el proceso de reembolso y reduce el tiempo dedicado a la administración de gastos.

4. Cumplimiento de políticas de viajes y mejora en la experiencia del empleado

El cumplimiento de las políticas corporativas de viajes es esencial, pero puede ser difícil de gestionar si los empleados no tienen acceso a una herramienta adecuada o si las políticas no se aplican de manera uniforme. En este sentido, un software de itinerario de negocios cubre las siguientes necesidades:

Políticas automatizadas y fáciles de seguir

Un planificador de viajes digital permite aplicar automáticamente las políticas de la empresa, lo que reduce la posibilidad de que los empleados infrinjan las normas sin quererlo.

Además, los empleados pueden consultar fácilmente las políticas al realizar sus reservas, lo que les ayuda a mantenerse dentro de los límites establecidos y hace que el proceso sea más transparente.

Mejora en la experiencia del viajero

Al proporcionar una plataforma centralizada y fácil de usar, los empleados disfrutan de una experiencia más fluida y satisfactoria, ya que no tienen que perder tiempo buscando opciones de viaje o lidiando con complicados procedimientos de aprobación.

Además, al reducirse las tareas administrativas, los empleados tienen más tiempo para concentrarse en su trabajo y disfrutar de una experiencia de viaje sin estrés.

Soporte y asistencia durante el viaje

Muchas plataformas de planificación de viajes ofrecen asistencia en tiempo real durante el viaje. Si surge un imprevisto, como un cambio de vuelo o un problema con el alojamiento, el sistema de planificación puede ayudar a los empleados a resolver la complicación rápidamente, lo que mejora la experiencia general del viajero.

Transformando la gestión de viajes corporativos con herramientas digitales

Un planificador de viajes corporativos digital no solo optimiza la gestión de los viajes en términos de costos y visibilidad, sino que también mejora la experiencia del empleado y facilita el cumplimiento de las políticas internas. Herramientas como Concur Travel proporcionan una solución integral que permite a las empresas gestionar sus viajes de manera más eficiente, reducir los costos y liberar a los empleados de tareas repetitivas.

Al adoptar un planificador de viajes, las empresas pueden tomar decisiones más informadas, mejorar la satisfacción de los empleados y optimizar sus procesos operativos.

Interesante, ¿cierto? Si desea conocer más sobre cómo SAP Concur puede ayudar a transformar la gestión de sus viajes corporativos, ¡explore nuestras soluciones!

Para optimizar la gestión de los viajes corporativos y mejorar la eficiencia en su empresa, ¡es momento de dar el siguiente paso! Descubra cómo Concur Travel puede ayudarle. Le invitamos a obtener más información solicitando una cotización hoy mismo.