Beneficios de la planificación de viajes corporativos con herramientas digitales

En el contexto actual, existen empresas que aún realizan sus procesos de planificación de viajes de manera manual; sin embargo, este método no solo aumenta los costos, sino que también genera ineficiencias en la administración del tiempo y los recursos.

Teniendo en cuenta que los responsables de la administración de viajes se ven presionados por cumplir con los objetivos financieros y operativos de la organización, al mismo tiempo que deben asegurar una experiencia positiva para los empleados, la falta de conocimiento sobre los gastos y la urgencia de cumplir con políticas internas, son obstáculos que afectan la eficiencia operativa. Esto también puede generar un mayor riesgo de incumplimiento de las normativas fiscales y aumentar el riesgo de errores humanos.

Afortunadamente, la adopción de herramientas digitales especializadas en la gestión de viajes y gastos (T&E) ha transformado este panorama.

Herramientas como SAP Concur permiten a las empresas automatizar y centralizar todos los procesos relacionados con los viajes corporativos, desde la selección de proveedores hasta el control exhaustivo de los gastos.

En este artículo, exploraremos cómo estas soluciones digitales no solo ayudan a optimizar los recursos, sino también a mejorar la experiencia tanto de los empleados como de los gestores de viajes, reduciendo costos, simplificando la gestión de itinerarios y brindando información detallada para una mejor toma de decisiones.

La eficiencia, el control de costos y la mejora de la experiencia del viajero son ahora más accesibles gracias a la tecnología y, en este contexto, las empresas pueden aprovechar las soluciones digitales para mejorar significativamente la gestión de sus viajes corporativos. Abordemos, entonces, los detalles.

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Herramientas digitales ideales para viajes corporativos

Las herramientas digitales para la planificación de viajes corporativos han evolucionado significativamente, adaptándose a las diversas necesidades de las empresas modernas.

Pero teniendo tantas opciones, la clave para seleccionar la herramienta adecuada radica en la facilidad de uso, la capacidad de integración con otros sistemas empresariales y la posibilidad de generar informes detallados que faciliten la toma de decisiones. Aquí presentamos algunas de las mejores opciones.

SAP Concur Travel

Una de las herramientas más completas para la gestión de viajes corporativos es SAP Concur Travel. Esta solución permite a las empresas gestionar itinerarios y las reservas de viajes de manera centralizada, lo que facilita la organización integral del viaje en sí y facilita la toma de decisiones sobre rutas, costos y cumplimiento de las políticas internas de la empresa.

Además, SAP Concur Travel se integra perfectamente con otros sistemas empresariales, mejorando la eficiencia en todos los procesos relacionados con los viajes.

SAP Concur Expense

Por otro lado, SAP Concur Expense es ideal para automatizar el proceso de rendición y legalización de los gastos de viaje. De la misma forma, es capaz de reducir errores humanos, mejorar la precisión en la contabilidad y garantizar que todos los gastos estén correctamente reportados y ajustados a las normativas internas de cada organización.

La automatización también acelera el proceso de reembolso, aumentando la satisfacción de los empleados. Y sus soluciones de integración de T&E (viajes y gastos) ofrecen una visión completa y detallada del viaje corporativo, cubriendo desde la planificación hasta el seguimiento postviaje.

Estas herramientas permiten analizar datos clave y métricas sobre los viajes, lo que proporciona a las empresas información valiosa para evaluar el impacto de los desplazamientos en sus resultados y optimizar futuras decisiones.

En este sentido, la elección de la herramienta adecuada dependerá de las necesidades específicas de cada empresa, así como de la infraestructura tecnológica existente, por lo que es fundamental evaluar cuidadosamente las opciones antes de implementar una solución.

Beneficios de usar herramientas digitales para viajes corporativos

La gestión de viajes corporativos ha evolucionado con la incorporación de herramientas digitales que permiten optimizar cada paso del proceso, desde la planificación hasta el control de los gastos.

Por eso, las empresas que adoptan soluciones tecnológicas para mejorar la eficiencia operativa, garantizan una experiencia más fluida para los empleados, al tiempo que maximizan el retorno de la inversión.

A continuación, exploramos los beneficios clave que ofrecen estas herramientas y cómo pueden transformar la manera en que las organizaciones gestionan sus viajes corporativos.

Permite planificar viajes más eficientes

Plataformas como SAP Concur Travel automatizan tareas como la selección de vuelos, la reserva de alojamiento y la gestión del transporte terrestre, lo que ahorra tiempo y reduce los errores humanos.

Al lograr centralizar todo el proceso, agiliza la comparación de opciones, la validación de tarifas y la gestión de itinerarios. Así, las empresas pueden ser eficientes y reducir el tiempo dedicado a la logística de los viajes, lo que beneficia tanto a los empleados como a los departamentos de administración.

Ayuda a administrar mejor los gastos de viajes

Controlar los gastos de los viajes corporativos es uno de los mayores desafíos para las empresas. Es por eso que las herramientas digitales como SAP Concur Expense son grandes aliadas. Estas permiten un seguimiento en tiempo real de los gastos, lo que facilita la rendición de cuentas y garantiza el cumplimiento de las políticas internas.

Los empleados pueden cargar los recibos de manera inmediata, mientras que los responsables de la contabilidad pueden acceder a informes detallados para verificar los gastos y asegurarse de que se ajusten a los límites establecidos.

Además, la automatización permite llevar a cabo ajustes rápidamente cuando se detectan desviaciones de las políticas, ayudando a las empresas a mantener el control sobre sus presupuestos de manera más efectiva.

Facilita el logro de métricas invaluables

La recopilación de datos es fundamental para mejorar cualquier proceso empresarial, y los viajes corporativos no son una excepción.

Las plataformas digitales ofrecen análisis con informes detallados sobre los gastos, la eficiencia de los itinerarios y otros indicadores clave. De esta forma, las empresas pueden identificar áreas de mejora, optimizar la asignación de recursos y reducir los costos asociados con los viajes.

Como se da cuenta, las métricas permiten tomar decisiones que contribuyen a la eficiencia operativa y a la maximización de la rentabilidad de los viajes corporativos.

Simplifica la gestión de los viajes

La automatización y digitalización de la gestión de viajes facilita el manejo de los itinerarios, las modificaciones de última hora y la comunicación con proveedores. Gestionar estos aspectos de manera centralizada, mejora la eficiencia operativa y reduce la carga administrativa.

Por otro lado, los cambios de último minuto, como modificaciones de vuelos o cancelaciones de reservas, pueden ser gestionados rápidamente, lo que permite a los empleados centrarse en sus tareas clave sin perder tiempo en procesos burocráticos.

Es así como la digitalización mejora la comunicación con los proveedores, asegurando que toda la información relevante esté disponible en tiempo real y sea fácilmente accesible para todos los involucrados.

Cómo escoger la mejor herramienta digital para la planificación de viajes corporativos

La selección de una herramienta digital para planificar viajes corporativos debe estar alineada con la estrategia empresarial y enfocada en optimizar procesos y reducir costos. Presentamos a continuación algunos puntos clave a considerar.

Personalización de políticas

La personalización de políticas es fundamental para asegurar que cada viaje corporativo cumpla con las normativas internas de la empresa. Una herramienta digital eficiente debe permitir:

• Límites de gasto: Establecer topes para categorías como transporte, alojamiento y alimentación. Esto ayuda a controlar el presupuesto y evitar gastos innecesarios.
• Aprobación de itinerarios: Automatizar el flujo de autorizaciones según el nivel jerárquico o el tipo de viaje. Los empleados pueden enviar solicitudes que se aprueban de manera rápida y transparente.
• Selección de proveedores: Configurar listas de proveedores preferidos o exclusivos, lo que facilita la negociación de tarifas y asegura el cumplimiento de contratos corporativos.

Estas funciones garantizan coherencia en los desplazamientos y ayudan a evitar desviaciones del presupuesto, optimizando el control financiero y reduciendo el riesgo de gastos fuera de política.

Automatización de procesos

Automatizar tareas rutinarias es clave para ahorrar tiempo y minimizar errores. Las plataformas de gestión de viajes deben incluir:

• Reservas centralizadas: Unificar la compra de boletos aéreos, alojamiento y transporte terrestre en una sola plataforma. Esto facilita la comparación de opciones y reduce tiempos de búsqueda.
• Generación automática de informes: Permitir la recopilación y categorización de gastos en tiempo real, lo que facilita la rendición de cuentas y agiliza el trabajo del equipo financiero.
• Notificaciones y alertas: Integrar avisos sobre cambios de itinerario, vencimientos de documentos y recordatorios de políticas internas.

Es decir, con la automatización, las empresas pueden enfocarse en tareas estratégicas y dejar las tareas operativas en manos de la tecnología.

Soporte técnico y atención al cliente

Un soporte eficiente garantiza la continuidad de los viajes sin interrupciones. Las herramientas ideales ofrecen:

• Atención 24/7: Los viajeros pueden enfrentar imprevistos en cualquier momento. Contar con soporte ininterrumpido asegura que siempre haya una solución rápida disponible.
• Canales diversos: Soporte a través de chat, teléfono o correo electrónico, brindando flexibilidad a los usuarios según sus necesidades y preferencias.
• Resolución ágil de problemas: Desde reprogramación de vuelos hasta gestión de reembolsos, el soporte debe actuar con rapidez para evitar inconvenientes mayores.

¡La tranquilidad del viajero mejora significativamente cuando sabe que cuenta con respaldo en todo momento!

Evaluación del costo-beneficio

Seleccionar una herramienta debe basarse en el valor que aporta, más allá de su costo inicial. Para evaluar el retorno de inversión, considera:

• Ahorros operativos: Herramientas que consolidan proveedores y optimizan rutas generan ahorros significativos en gastos recurrentes.
• Mejora en la productividad: Al reducir tiempos de gestión y facilitar procesos, los empleados pueden enfocarse en tareas estratégicas.
• Reducción de errores y fraudes: La automatización disminuye los errores humanos y facilita auditorías internas para detectar anomalías.

Un análisis detallado del costo-beneficio permite justificar la inversión y medir su impacto en los resultados financieros.

Sostenibilidad y compromiso social

El compromiso con el medioambiente es una prioridad creciente en el ámbito corporativo. Al elegir una herramienta, es preciso buscar funcionalidades como:

• Reportes de impacto ambiental: Medir la huella de carbono de los viajes y sugerir alternativas más sostenibles.
• Políticas de viaje verde: Configurar opciones que prioricen transportes ecológicos o alojamientos con certificación de sostenibilidad.
• Compensación de emisiones: Algunas plataformas permiten calcular y compensar emisiones mediante proyectos ambientales.

Integrar criterios de sostenibilidad en la gestión de viajes no solo reduce el impacto ambiental, sino que también fortalece la imagen de la empresa ante clientes y stakeholders.

Maximiza el valor de los viajes corporativos

La incorporación de herramientas digitales en la planificación de viajes corporativos no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también ofrece ventajas estratégicas y financieras.

Estas plataformas permiten automatizar tareas repetitivas, optimizar el control de gastos y facilitar el acceso a datos clave para una mejor toma de decisiones. Además, promueven el cumplimiento de políticas internas y contribuyen a una gestión transparente, lo que fortalece el control financiero y reduce riesgos.

Elegir la herramienta adecuada es esencial para maximizar el retorno de inversión en viajes

Factores como la personalización de políticas, la capacidad de generar informes detallados y el soporte técnico continuo son fundamentales para garantizar una experiencia sin contratiempos.

En este sentido, las soluciones SAP Concur Travel y SAP Concur Expense destacan en el mercado por su enfoque integral, ayudando a gestionar cada etapa del viaje, desde la planificación hasta el seguimiento de gastos, con un enfoque en la eficiencia y la transparencia.

Por otro lado, el compromiso con la sostenibilidad también cobra relevancia. Incorporar criterios ecológicos en la gestión de viajes corporativos no solo refuerza la responsabilidad social de la empresa, sino que también contribuye a objetivos globales de reducción de emisiones. Las herramientas que permiten medir y compensar la huella de carbono agregan valor en este sentido, alineándose con las expectativas de clientes y socios.

Tomando en cuenta todo lo visto, es claro que la digitalización del proceso de viajes corporativos no es solo una tendencia, sino una necesidad para las empresas que buscan optimizar recursos, mejorar la experiencia de sus empleados y mantenerse competitivas en un entorno cambiante.

La clave está en adoptar tecnologías que aporten valor estratégico, mejorando tanto los resultados financieros como el bienestar del equipo.

Para optimizar la planificación y gestión de los viajes corporativos en su empresa, no dude en explorar las soluciones digitales de SAP Concur.

Descubra cómo sus herramientas pueden mejorar la eficiencia y reducir costos, adaptándose a sus necesidades específicas. ¡Solicite una cotización personalizada para dar el siguiente paso hacia una gestión de viajes más eficiente y rentable!