Guía del comprador para elegir una solución de T&E para su compañía

Sin duda, su compañía no es la única que busca eficiencia, productividad, cumplimiento normativo, perspectivas e insights, resiliencia y mejores formas de hacer negocios. Y, en medio de muchas incógnitas, es fundamental que la compañía esté lista para el cambio, ya sea uno bueno o malo. 

Muchos responsables de finanzas y TI consideran que la gestión y las soluciones de viajes y gastos son un buen lugar para aprovechar más plenamente las ventajas de los procesos optimizados y automatizados, lo que incluye los avances en inteligencia artificial y Machine Learning. Casi cuatro de cada cinco responsables de la toma de decisiones, el 78%, afirman que les gustaría una única solución integrada para gestionar todo su proceso de T&E.¹ 

Decidir que la falta de integración, información y flujos de trabajo eficientes podrían estar frenando la compañía es una conclusión natural, pero le lleva a otro paso desafiante: Dar con la solución de gestión de T&E que se adapte a sus necesidades, ofrezca las ventajas prometidas y se implemente y adopte fácilmente.  

Selección de una solución de T&E lista para el cambio 

Lea esta guía para el comprador de soluciones de viajes y gastos que le ayudará a elegir un sistema adecuado para su compañía, tanto hoy como en un futuro lleno de incógnitas.  

Descargar aquí

Nuestra guía, Cómo elegir la solución de viajes y gastos adecuada, está diseñada para ayudarle a investigar y evaluar opciones en su búsqueda de la mejor solución de T&E para su empresa. Analiza las ventajas de las soluciones inteligentes y automatizadas, cubre las características que una compañía debe esperar y proporciona las preguntas clave que debe hacer a los proveedores. 

Cómo se beneficia una compañía 

Una solución de T&E inteligente y fácil de usar ofrece un mayor cumplimiento y otras mejoras en toda la compañía, lo que permite a los empleados centrarse en tareas de mayor valor. 

• Los empleados pueden reservar viajes y enviar gastos sobre la marcha mientras reciben orientación y guías dentro de la misma app, lo que les lleva a un mayor cumplimiento de las políticas. 
• Los gerentes ven la información de viajes y gastos en un solo lugar, proporcionando aprobaciones previas antes de que el dinero se gaste. 
• Los equipos de finanzas obtienen una imagen más completa de los gastos y el flujo de caja, lo que permite tomar decisiones y realizar ajustes más rápidos según lo requiera la compañía. 
• Los equipos de TI pueden unificar los datos más fácilmente entre las diferentes soluciones y el negocio. 

Características que debe buscar 

Una solución integral end-to-end puede ayudar a mejorar la visibilidad de los gastos, aumentar la eficiencia de los procesos, aclarar las políticas y reducir la frustración de los usuarios. 

Entre las características que la solución y el proveedor deben proporcionar se encuentran: 

• Compatibilidad para la integración con ERP, cuentas por pagar, RR. HH. y otros sistemas que ayudan a gestionar su compañía. También debe incluir una serie de soluciones y servicios de socios, desde el uso compartido de transporte hasta la sostenibilidad. 
• Seguridad de datos que cuenta con los protocolos más recientes y capacidades de detección de fraudes. 
• Automatización inteligente, que incluye inteligencia artificial y Machine Learning que proporcionan datos de transmisión en tiempo real para garantizar el cumplimiento de normas y proporcionar perspectivas. 
• Métodos de pago avanzados para que pueda eliminar los procesos manuales basados en documentos impresos y reducir el tiempo dedicado al procesamiento de reembolsos. 
• Analítica que admite informes y dashboards avanzados para que los gerentes puedan hacer un seguimiento de los viajes, gastos y medidas de sostenibilidad. 

Preguntas clave que se deben hacer 

Teniendo una idea más clara de lo que las soluciones de gestión de T&E deben proporcionar, y cómo se adaptan a las necesidades de su compañía, puede empezar a hacer preguntas clave para ayudar a reducir la lista de posibles proveedores. 

Preguntas como: 

• ¿Cómo captura los recibos y los convierte en entradas en un informe de gastos? (y ¿eso implica un Machine Learning)? 
• ¿Se pueden enviar, revisar y aprobar informes de gastos sobre la marcha y desde cualquier dispositivo? 
• ¿Puede capturar reservas de viajes externas? 
• ¿Cuánto tiempo tarda la solución en implementarse? 
• ¿Evolucionará y crecerá con las necesidades y preferencias de viaje de los empleados, incluyendo temas como la sostenibilidad? 
• ¿Qué tipo de soporte habitual incluye? Y, ¿podemos obtener soporte adicional con algunos problemas complejos?  

SAP Concur como su plataforma de T&E 

Con las soluciones de SAP® Concur®, una compañía puede integrar los procesos y tecnología de viajes y gastos en una sola plataforma. Las organizaciones reciben una visión casi en tiempo real de los gastos que fomenta el cumplimiento de normas, mejores decisiones y la capacidad de escalar y adaptar políticas y procesos a medida que cambian las prioridades y el entorno de la compañía. Lea la Guía del comprador para obtener más información sobre cómo una plataforma lista para cualquier cosa puede hacer que una compañía esté lista para el cambio.   

1. Potencie el futuro del trabajo con soluciones inteligentes de viajes y gastos, un estudio comisionado realizado por Forrester Consulting en nombre de SAP Concur, mayo de 2023