¿Cómo funciona un sistema de facturación y por qué lo necesita?

25 de Noviembre de 2022.

La digitalización ha llegado a todas las áreas y procesos empresariales, incluyendo la facturación. Un sistema de facturación es un programa que permite agilizar todo el proceso que antes se hacía de manera manual. Y aunque el recurso humano sigue siendo viable, la facturación electrónica lo hace de forma más eficiente y precisa.

Sin embargo, para poder analizar qué tan importante es el rol que este sistema cumple en las empresas, es necesario comprender cómo funciona y otros aspectos fundamentales.

¿Qué es un sistema de facturación?

Un sistema de facturación es un programa digital encargado de gestionar todas las facturas entrantes y salientes de la empresa. Dicho sistema puede analizarlas, aprobarlas o descartarlas, y procurar su envío y almacenamiento, contribuyendo al cuidado de las finanzas.

Dependiendo del software que haya elegido la empresa, el sistema puede funcionar de manera total o parcialmente automática. Asimismo, puede adaptarse a las necesidades de cada empresa, sin importar si se trata de una gran corporación o una pyme.

¿Cómo funciona?

Aunque en la teoría su funcionamiento suene sencillo, en la práctica, se trata de un proceso más complejo y estricto. A continuación se lo mostramos.

Recepción de facturas

Para empezar, el programa necesita recibir las facturas, ya sea a través de una inserción manual de datos o de forma automática, con la utilización del correo electrónico como método de recepción.

En el segundo caso, la factura ha de ser estructurada. Es decir, su creación debe ser de origen digital y mantener una especie de formato con los datos correspondientes a la transacción. De esta forma, puede analizar las operaciones y almacenar la información necesaria para su posterior utilización.

Evaluación y emisión

Acto seguido, el sistema evalúa los posibles errores o discrepancias en las facturas, y elige si deben ser emitidas o no. En caso de ser aprobadas, las envía de forma automática a quien le correspondan. Esto les evita a la organización posibles retrasos, errores humanos o pérdidas de información en el traslado.

Igualmente, realiza toda la contabilidad necesaria para generar nuevas facturas clásicas, en otros idiomas o multidivisa, así como presupuestos y albaranes. Además de llevar un control generalizado sobre ellas y favorecer la automatización de los procesos de gastos.

Almacenamiento

Aunque el programa almacena por cuenta propia todos los datos necesarios, estos deben enviarse al ERP (Enterprise Resource Planning) para su vinculación con las demás necesidades de la empresa. De esta manera, se obtienen resultados mucho más precisos en su sistema de gestión.

Por esa razón, es de vital importancia que el sistema de facturación elegido sea compatible con otros ERP. De lo contrario, la información no podría ser trasladada a ninguno de ellos.

¿Por qué es tan necesario tener un sistema de facturación en una empresa?

Aunque en muchos países aún no es obligatorio contar con un sistema de facturación, en definitiva, es una herramienta esencial para quienes deseen agilizar sus procesos lo más rápido y seguro posible.

Sus evidentes beneficios en términos de productividad, rapidez, satisfacción del cliente y reducción de costos, hacen que cada vez más negocios se sumen a su implementación. Y, en un mercado donde la mayoría utilizan este tipo de procesos automatizados, no aplicarlos puede estancar el crecimiento y disminuir la rentabilidad.

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