Esta es la plantilla de política de gastos de viaje que necesita

Establecer directrices claras es importante en todos los aspectos empresariales, especialmente con su público más valorado, sus empleados. La gestión de gastos y viajes empresariales no es una excepción. Y, con una media del 10% del presupuesto de negocios de una empresa dedicado a gastos de personal y viajes de negocios, no es un área de coste que puede permitirse pasar por alto.
 

Una política formal de gastos de viaje proporciona a los empleados el conocimiento de lo que pueden y no pueden enviar como reembolsables, al tiempo que proporciona gestión con una visibilidad en tiempo real crítica de los presupuestos.

La presentación de este protocolo por escrito reducirá el fraude en los informes de gastos reembolsables, que a menudo no es intencionado, pero puede tener grandes consecuencias. El estudio constató que el 37 % de los viajeros de negocios tenía al menos una excepción en sus informes de gastos, y la empresa típica pierde al menos el 5 % de sus ingresos anuales en el fraude. 
 

Cree su propia política de gastos
Solo 5 minutos necesita para generar una plantilla de política de gastos personalizada para su empresa.
 

¿Cómo empezar?
Crear una política de reembolso de gastos de empleado desde cero puede ser abrumador pero una plantilla de política de gastos puede ayudarle a empezar. Puede utilizar nuestro generador de directivas de gastos para crear su propia plantilla de política de gastos personalizable con solo unos clics.
 

Tenga en cuenta lo siguiente cuando empiece a trabajar/revisar su política:

1. Divida la jerga: escriba la política para cubrir los aspectos básicos, pero no tenga miedo de revisarla más tarde. Asegúrese de que es fácil de leer y comprender Cuanto más fácil sea la política, mayor será la tasa de cumplimiento por parte de sus empleados en su próximo viaje de negocios.

2. Manténgase justo y sensato: Escriba su política para guiar el comportamiento, pero sea lo suficientemente flexible para adaptarse a los requisitos de viaje locales e internacionales, como las tarifas de viaje en avión más altas en ubicaciones remotas y los costos de hospedaje en ciudades más caras.

3. Invite a su equipo: Antes de implementar la política de gastos, pida a los miembros del equipo que participen en el nuevo proceso de generación de informes de gastos. Por ejemplo, si ayudan a desarrollar la política, verán por qué es necesario y será más probable que se adhieran a las normas, animando a los demás a que hagan lo mismo.

4. Hágalo fácil de encontrar y sencillo de usar: Su política de gastos no será adoptado a menos que sépalo comunique. Asegúrese de que la suya sea visible y fácil para encontrar por los empleados de la empresa.

Enfatizar en los aspectos positivos de una política de gastos y liderar con ejemplo. Socializar con los equipos de recursos humanos, finanzas y demás empleados los beneficios y las ventajas de la política de gastos. Familiarizar a los gestores que aprueban los gastos con el contenido, la importancia del cumplimiento, y los motivos para implementar las políticas para hacer cumplir con confianza las reglas.
 

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Considerar herramientas de software útiles y aprovechar la tecnología existente

Una solución automatizada que rellena automáticamente los cargos de proveedores, compañías de tarjeta de crédito, categorías de gastos comunes y recibos como gastos de comida de negocios, alquileres de coches, lavandería, habitaciones de hotel y tarifa aérea ahorra tiempo y le permitirá centrarse en el objetivo estratégico empresarial. Elija una solución de gestión de gastos que funcione con dispositivos móviles y permita la presentación y aprobación de los gastos de los empleados a través de recibos fotografiados, independientemente el lugar donde se encuentren sus empleados.

¿Listo para empezar? 

Acerca de SAP Concur 
SAP® Concur® es la marca con liderazgo mundial en soluciones integradas para viajes, gastos y gestión de facturas, impulsada por una búsqueda incesante para simplificar y automatizar estos procesos diarios. Con SAP Concur, una aplicación altamente calificada que guía al personal en cada viaje, los cargos pasan fácilmente a los reportes de gastos y se automatizan las aprobaciones de facturas. Mediante la integración de datos en tiempo casi real y el uso de IA para auditar el 100% de las transacciones, las empresas pueden ver exactamente lo que están gastando, sin preocuparse por los puntos ciegos en sus presupuestos. SAP Concur elimina las tediosas tareas de ayer, hace que el trabajo de hoy sea más sencillo y ayuda a las empresas a funcionar al máximo todos los días. Si desea conocer más detalles, visite concur.com.ar