¿Cómo se están preparando las compañías para viajar una vez más?

“El cambio hacia el deber de protección y la seguridad de los empleados en un programa de viajes corporativos es espectacular. Aunque parezca que aún falta tiempo, ahora es el momento de reestructurar su programa de gestión de viajes para preparar a sus viajeros este 2021”. -Carl Jones

En 2020, todo ha estado en el aire, excepto los viajeros. Sin embargo después de meses de "podemos, no podemos" ante la COVID-19, los viajeros de negocios globales ya pueden ver una luz al final del túnel. Especialmente en la región Asia Pacífico (APAC), donde varios países han logrado avances para detener la propagación de la pandemia. Ahora Asia está realmente posicionada para facilitar el regreso del mundo a los viajes de negocios para este invierno y primavera, con la esperanza de que las vacunas cierren el trato este verano (cruzamos los dedos firmemente).

Por supuesto, lo que era “normal” no volverá con solo presionar un interruptor. La confianza en los viajes corporativos volverá gradualmente. Si su compañía quiere estar al frente de la fila, sería muy inteligente prepararse desde ahora. Esto significa comprender las preocupaciones de los empleados, mantenerse al tanto de la información que cambia rápidamente y desarrollar la seguridad del viajero en los procesos en cada paso.

​Viendo el mapa.

Aunque la región de APAC lo está haciendo relativamente bien, las restricciones de viaje relacionadas con la COVID aún varían mucho de un país a otro. El regreso para viajar se verá diferente dependiendo de dónde esté haciendo sus negocios.

De acuerdo con el Centro de Aviación, en términos de viajes nacionales, China está por delante del resto del mundo con un aumento interanual de 7 % en cuanto a asientos reservados. Sin embargo, hay un poco de todo en otros lugares ya que Japón y Tailandia se encuentran por debajo de 18 y 6 % respectivamente. Cruzar fronteras cuenta una historia completamente diferente: China descendió 98% interanual en cuanto a los asientos internacionales a finales de noviembre y la mayor parte de Asia Oriental ha bajado un 81-93%. En los centros de negocios de Singapur y Hong Kong, los viajes internacionales son inferiores a 2% con respecto a los niveles previos a la pandemia.

Se recomendó ampliamente una flexibilización de las barreras de viaje entre Singapur y Hong Kong para comenzar a finales de noviembre pero un brote de casos en Hong Kong reventó esa primera burbuja de viajes. Sin embargo, la velocidad con la que se reservaron los vuelos demuestra que la demanda acumulada para viajar es profunda.

Más hacia el sur, las restricciones de viaje de Australia tanto dentro como fuera del país siguen vigentes en gran medida. Existe un corredor de viaje limitado con Nueva Zelanda que mantiene el comercio fluyendo entre vecinos, aunque esto implica una estricta cuarentena. Se generaron esperanzas de que se reanudara una burbuja de viajes completa pero esto se ha demorado debido a los temores de brotes esporádicos.

Con las restricciones fronterizas cambiando a corto plazo, por ejemplo, justo antes o incluso durante un viaje de negocios, es importante identificar una fuente confiable de información a nivel de gerente de viajes (para establecer una política de viajes) y a nivel de usuario (para tomar decisiones de viaje informadas). No es de extrañar que este sea un estándar de mejores prácticas cuando regresen los viajes.

Proceda con precaución.

Los viajes en resurgimiento son una buena noticia para los negocios en la región de APAC. Sin embargo, es posible que los futuros viajeros no estén desempolvando su equipaje todavía. Después de todo, sus decisiones en torno a la COVID-19 no solo los afectan a ellos, sino también a sus familias y colegas.

Los estudios han demostrado que volar es seguro e higiénico. Por ejemplo, la Asociación Internacional de Transporte Aéreo ha proporcionado una amplia cantidad de información sobre las diversas formas en que los aviones resisten a la transmisión de virus, pero sabemos que las percepciones llevarán tiempo para ponerse al día. Otra preocupación es el riesgo de enfermedades graves y la hospitalización en el extranjero. Hoy en día, un número limitado de compañías de seguros cubren las tarifas hospitalarias relacionadas con la COVID, lo que seguramente hará que los viajeros y los tomadores de decisiones de RH se detengan. Una revisión rápida de las exclusiones de seguros de viaje en las principales aseguradoras revelará que la COVID se clasifica como un “evento conocido” y, después de marzo de 2020, excluido de la cobertura de la póliza. Además, con las restricciones fronterizas y las reglas en diferentes países cambiando semana a semana, quedar atrapado fuera de casa sigue siendo una preocupación para muchos.

En la medida en que su compañía se pone en movimiento nuevamente, ¿cómo puede asegurar a los viajeros que los respalda?

Seguridad en su camino.

La preparación de los empleados para viajar en la región de APAC (y pronto, en todo el mundo) se basa en la comunicación. Comienza con la capacitación antes del viaje. Cuando esté en el viaje, incluye situaciones como puntuaciones de seguridad del vecindario, retrasos en los vuelos y contacto directo con los empleados en caso de que los eventos lo requieran. Porque, aunque el deber de protección es un requisito legal menor en la región de APAC, ciertamente es una obligación moral.

También querrá mostrar a sus equipos cómo los proveedores dan prioridad a su seguridad. Los hoteles, aerolíneas, compañías de renta de automóviles y otros socios están ansiosos por compartir sus prácticas seguras e higiénicas. Las iniciativas como “SG Clean” en Singapur, establecen estándares claros para las compañías que interactúan con los viajeros, ya sea sobre cómo se desinfectan las habitaciones de hoteles o las reglas para el distanciamiento social cuando hacen una fila. Compartir esos compromisos puede aumentar la confianza del viajero.

La experiencia de viaje de los empleados es tan segura como las políticas de su compañía. Así que dígales a los viajeros en dónde se encuentra. Corresponde a los gerentes de viajes comunicar claramente las reglas, garantizar que los viajeros estén cubiertos en caso de enfermedad y elegir proveedores que hagan todo lo que esté a su alcance para protegerlos. Éstas medidas pueden contribuir enormemente a aliviar las preocupaciones de los viajeros a medida que regresan a viajar.

Tener un solo enfoque coherente para la reservación de viajes (usar la misma tecnología para aprobar o reservar un viaje, usar una única TMC y asegurarse de que los viajeros conozcan las aplicaciones que tiene) significa que está haciendo todo lo posible para proteger a los empleados. Aquellos que reservan fuera del proceso porque creen que pueden encontrar algo más económico solo están optando por salir de su red de seguridad.

Ayude a los viajeros a decir “sí”.

En esta zona sensible, los buenos sistemas de viajes pueden fortalecer su historia. Con una solución de gestión de viajes sólida, está preparado para mitigar los riesgos, reducir las conjeturas y dejar claro su compromiso con la seguridad. Aquí existen tres maneras de tranquilizar a los viajeros durante todo el proceso.

• Antes de que se vayan: Las mejores herramientas de reservación en línea permiten mejorar los procesos de aprobación antes del viaje con información más detallada. Enumere detalladamente cómo sus socios y proveedores se alinean con las últimas normas de seguridad.
• En el aire: ¿Su solución permite enviar mensajes a los empleados mientras viajan? Si es así, mantenga el flujo de información, desde alertas sobre su país de destino hasta cambios de itinerario y nuevas leyes o reglas que pueden esperar al regresar a su país.
• Orientación para ir o no: Mientras los equipos analizan sus opciones, su solución de viaje puede aclarar lo que califica como viajes "esenciales" o "no esenciales" y resaltar alternativas para que los empleados sepan que tienen opciones.

En los negocios, como en la salud pública, la coherencia es clave. Por eso, los sistemas como las soluciones de SAP Concur están diseñados para unificar todo el proceso. De modo que los viajeros pueden ver las políticas, solicitar y reservar viajes, gestionar reservaciones, obtener orientación y asistencia incluso cuando cambia su situación, todo en un solo lugar.

En nuestro siguiente artículo, profundizaremos en las políticas de viajes seguras para la COVID y en los pasos que su organización puede dar para mantener saludables a los viajeros y a la compañía.

¿Se acabó la incertidumbre? No pero lo estamos logrando.