Cinco maneras de impulsar el cambio y la eficiencia con su programa de kilometraje

Kilometraje profesional. Es difícil de verificar. Es difícil de controlar para las compañías. Y, según hemos comprobado, suele ser una de las principales categorías de gasto.¹ 

Las razones por las que el kilometraje es un problema tan grande son muy variadas. A los empleados les resulta complicado hacer un seguimiento, teniendo que acordarse de anotar los viajes y calcularlos después para los informes de gastos. Algunos ven la oportunidad de engrosar sus reembolsos. Otros no se molestan en ser precisos. Y, por supuesto, otros más cometen errores de cálculo o se confunden entre los desplazamientos profesionales y personales. 

Para las compañías, esto supone oportunidades perdidas, costos innecesarios y tiempo perdido para los empleados. Para los empleados, es una frustración que desvía su atención y energía de tareas más importantes. Según una estimación, los programas de seguimiento automatizado de kilómetros pueden ahorrar hasta 21 horas anuales por empleado.² 

El seguimiento automático con una aplicación móvil es solo un paso para gestionar de manera más efectiva los gastos de kilometraje y ahorrarse dinero y molestias. Nuestro libro electrónico, Cómo hacer avanzar su programa de kilometraje, analiza el seguimiento automático y otras cuatro buenas prácticas para ayudarle a mejorar (y ver) el dinero que gasta. 

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En primer lugar, establezca políticas claras de kilometraje 

Establezca normas y póngalas a disposición de todos, por ejemplo, sobre el momento en que deben enviarse los gastos, el uso de vehículos personales frente a los de alquiler y los tipos de viajes que se reembolsarán y los que no. 

En segundo lugar, espere claridad y control 

Puede ser difícil hacer un seguimiento del kilometraje, pero eso no significa que las compañías tengan que aceptarlo y rendirse. Los empleados deben conocer sus expectativas, y su compañía debe buscar herramientas o aprovechar los datos de que ya tiene para registrar el kilometraje y garantizar la visibilidad de los gastos. Con los conocimientos necesarios, se pueden solucionar los problemas. 

En tercer lugar, la precisión del kilometraje es primordial 

Aprovechando las herramientas automatizadas y alentando a los empleados a utilizarlas, considere un enfoque como el programa de reembolso de tasa fija y variable. Pueden reducir los costos de kilometraje por empleado hasta en un 26%³. 

En cuarto lugar, haga que el seguimiento del kilometraje sea móvil y fácil 

Una vez que se acostumbren, los empleados descubrirán que una aplicación de seguimiento es una forma mucho más fácil de registrar sus viajes utilizando sus teléfonos móviles. Es simple e intuitiva y, cuando se integra a su sistema de gastos, les permite enviar sus kilómetros de manera fácil y precisa. Y su empresa sabrá más rápidamente a qué atenerse en cuanto a kilometraje. 

En quinto lugar, mida la sostenibilidad 

Reducir el impacto medioambiental es cada vez más imperativo para la mayoría de las compañías. Y los kilómetros que recorren sus empleados son sin duda un factor y una métrica clave de su huella de carbono. Un recuento preciso del kilometraje es otra forma de medir, y posiblemente reducir, las emisiones. 

Obtenga el libro electrónico para obtener más información sobre las mejores prácticas y saber cómo Drive, como parte de la aplicación móvil de SAP Concur, realiza un seguimiento automático del kilometraje, simplifica el papeleo y proporciona a las compañías precisión y ahorros. 

_{^1. Datos de referencia de clientes de SAP Concur, 2022.} 

_{^2. Motus, podcast Road Warrior, 2023} 

_{^3. Motus, “Informe de referencia sobre el personal itinerante”, 2021.}