Buscando bajo el capó un reembolso de kilometraje correcto y transparente
Por Wagner André, Consultor de Soluciones y Negocios SAP Concur
Con la pandemia, para evitar que los empleados usen el transporte público, muchas empresas en Latinoamerica empezaran a reembolsar el kilometraje por viajar con la solución Drive. ¿Qué importancia tienen estas inversiones de las empresas y cómo la tecnología resuelve los desafíos en gestión de este gasto para diferentes negocios?
Una de las acciones y esfuerzos de las empresas durante la pandemia de COVID-19 fue revisar sus políticas de viajes y gastos y actualizar las regulaciones internas para el reembolso de kilometraje. Con la pandemia, para evitar que los empleados usen el transporte público, muchas empresas empezaran a reembolsar el kilometraje de la distancia recorrida entre hogar y oficina. La solución Drive de SAP Concur siempre ha sido una aliada para apoyar a sus clientes en la gestión de este tipo de gasto, incluso en este inusual momento.
El reembolso de kilometraje se produce después del gasto. Es cuando la empresa devuelve el dinero gasto por el empleado después del viaje. El kilometraje y los gastos personales del automóvil son una de las principales categorías de gastos para la mayoría de las empresas. Es una situación muy común para los empleados de departamentos como los representantes de ventas, marketing y servicio de campo, que utilizan su propio vehículo durante sus actividades.
Todavía el kilometraje es solamente una parte de la administración de los gastos de los empleados en una organización, él puede ser uno de los tipos de gastos más difíciles y costosos de administrar. Cuando nos fijamos en la gestión de los gastos de la empresa con los empleados, el reembolso de Km puede ser el número 1, representando del 30% hasta el 40%, para las empresas de los sectores Farmacéutico, Químico, Cosmético, Alimentario y Servicios de Salud. Pero esto en un encenario adonde las empresas confían en las estimaciones informadas por los empleados para la solicitud del reembolso. Los expertos de la industria creen que los empleados sobreestiman significativamente la distancia, lo que significa que el uso del kilometraje real puede generar ahorros sustanciales en el reembolso de KM. En este momento, la tecnología de SAP Concur se convierte en el gran aliado.
La realidad es que la captura automática reduce el kilometraje informado. Como parte de la plataforma en la nube de SAP Concur, Drive elimina las conjeturas al registrar el kilometraje, porque detecta automáticamente cuándo comienzan y terminan los viajes, capturando la ruta precisa tomada por el empleado. La ventaja real de Drive es que la funcionalidad ya está integrada con la App Móvil de SAP Concur que los empleados ya usan, lo que hace que la adopción sea muy rápida.
¿Cuál es el desafío actual del negocio del kilometraje? El gasto en kilómetros es susceptible de fraude como el único tipo de gasto que está indocumentado (sin recibos), no auditable, donde se permiten, aprueban y reembolsan estimaciones. Además, el kilometraje autoinformado por el empleado agrega un promedio de 21 horas de tiempo administrativo por cada empleado por año. ¿Cuánto cuesta la hora de su empleado? Multiplique esta cantidad por 21 horas y la cantidad de empleados en el campo, y este será el costo total promedio que su empresa desperdicia por año con el tiempo para registrar manualmente y solicitar el reembolso de KM. Al utilizar la tecnología Drive, las empresas tienen el potencial para reducir en promedio un 20% el kilometraje total enviado para reembolso y, por lo tanto, reducir sus gastos para este tipo de gasto.
Drive automatiza la captura de distancia y el reembolso para ahorrar costos y mejorar la productividad. La solución ayuda a terminar con el kilometraje estimado, simplificar la actividad administrativa para solicitar el reembolso y controlar de manera transparente el cumplimiento de la política antes del reembolso. Drive fue diseñado específicamente para ayudar a las empresas a lograr ahorros significativos al proporcionar una solución fácil de usar para los empleados que permite la documentación del viaje para reembolsar solo las rutas exactas recorridas por los empleados, mientras que la empresa se fortalece aún más con datos precisos para procesos de auditoría interna y externa.
Los empleados de los clientes de SAP Concur en todo el mundo registraron más de 8.700 millones de km en 2019, lo que destaca el liderazgo de la plataforma en la nube en todos los sectores de la industria. Al documentar los kilómetros reales recorridos, Drive elimina las suposiciones y estimaciones de los gastos de kilometraje. Además, la información que las finanzas, los recursos humanos y los jefes de equipo necesitan para los procesos de compliance y auditoría está documentada y siempre disponible. El mismo nivel de datos y visibilidad que las empresas esperan para otros tipos de gastos se logra para los gastos de kilometraje creados automáticamente con Drive, lo que permite un seguimiento más preciso, con más agilidad y una carretera mucho más tranquila.
Sobre el autor: Wagner Andre es Consultor de Soluciones y Negocios SAP Concur
